Бесплатная юридическая консультация
Попали в сложную ситуацию, где требуется квалифицированная помощь юриста? Обратитесь к нашим экспертам, это абсолютно бесплатно и конфиденциально
Москва и область
Санкт-Петербург
Главная - Недвижимость - Новые сроки хранения бухгалтерских документов в организации 2025

Новые сроки хранения бухгалтерских документов в организации 2025


новые сроки хранения бухгалтерских документов в организации 2025

Как правило, они остаются в структурных подразделениях организации, и как только сроки давности бухгалтерских документов истекают, уничтожаются. В обязательном порядке в хранение архива организации передаются бухгалтерские документы бессрочного (постоянного) и длительного хранения, которое превышает 10 лет.

Организации обязаны соблюдать порядок хранения бухгалтерских документов, обеспечивать сохранность документов в течение установленных законодательством сроков. Согласно законодательству, собственные архивы обязаны создавать только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района.

Согласно законодательству, создание собственного архива для хранения документов является правом, а не обязанностью компании. Поэтому если у предприятия нет собственного архива, то возможно заключить договор о хранении документов с государственным муниципальным архивом. Организация имеет право выбрать для хранения своих документов любой государственный или муниципальный архив, а также музей или библиотеку.

�� ��� ��������� � ���������� �� �������? ������ ���������� ������� ��� ��� ��� ��������?

������ ������ ����������: ������� ���� ��� ��������� ������ (������ �� 23.04.2009 � 03-03-06/1/276).

�������� ����������

��� �������� ������������� ���������� ����� ����������� ����������� ���������, ����� ��� �����. (����� 6.2 ���������, ������������� ������� ������� ���� �� 29 ���� 1983 � 105). ���������� � ���������� ����� �������� ��������� � ��������, ������������ �������� ����������� ������ �� 31 ����� 2015 � 526.

������ ������� ���������� ������ � ������, ������������� ������. ��� � ����������� ����������, ����������� ���������� �� �����������. (����� 16 ���������, ������������� �������������� ������������� �� �� 6 ��� 2008 � 359). �������� ������, ��������� ������, ������� ����� � ������������ � ��� �������� �������� � ��������������� ������� � �����������.

��������� � ������ ������������� ����� ������ � ������.

��������� ��������� ����� ������� � ����������� ����������.

Законодательство Российской Федерации о налогах и сборах, законодательство субъектов Российской Федерации о налогах и сборах, нормативные правовые акты представительных органов муниципальных образований о налогах и сборах, нормативные правовые акты представительного органа федеральной территории “Сириус” о местных налогах и сборах

Статья 23 НК РФ. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)

Статья 265 НК РФ.

В таблице приведены действующие сроки и НПА, которые их регулируют, для некоторой бухгалтерской документации.Группа бухгалтерской документацииСрокНПА, который их регламентирует

Первичные документы, регистры и отчетность по бухгалтерскому учету, аудиторские заключения

Не менее 5 лет

П. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Налоговые формы (в том числе счета-фактуры и налоговые декларации)Не менее 5 лет

Нормы Налогового кодекса РФ

Приказ Росархива № 237 от 20.12.2019

Учетная политика, стандарты и другие бумаги по ведению бухучета, в том числе средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности ЭЦП

Не менее 5 летСт. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Данные бухгалтерского и налогового учетов, другие регистры для исчисления и уплаты налогов: получение доходов, несение расходов и уплата налогов

4 года

Пп. 8 п. 1 статьи 23 НК РФ

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

6 лет

Пп. 6 п.

НК РФСправки о доходах работников75 летПриказ Росархива

Бумаги, которые необходимы для расчетов с акционерами

Устанавливает АОПостановление ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/п

Копии использованных бланков строгой отчетности

Не менее 5 летПостановление Правительства РФ от 15.03.2017 № 296

Балансы организации, отчеты о финансовых результатах и все налоговые декларации подлежат бессрочному хранению в архиве наряду с правоустанавливающими документами. Сроки и условия хранения бухгалтерских документов необходимо обязательно прописать в уставе организации, там указывают, какие документы хранятся постоянно и подлежат сдаче в государственный архив. Сделать это необходимо, чтобы избежать потом лишних вопросов от проверяющих органов.

Все налоговые документы следует хранить не менее 5 лет с момента их создания, дабы избежать ответственности за нарушение сроков хранения бухгалтерской документации.

Но есть бухгалтерские документы, для которых законодательство предусматривает и более долгий срок хранения. Это документы, которые подтверждают факт приобретения организацией основных средств, то есть амортизируемого имущества. Например, договоры купли-продажи и акты приема-передачи.

Они могут понадобиться при взаимодействии с различными официальными органами.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:

  • Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
  • Квартальная – 5 лет.
  • Месячная – год.

ВНИМАНИЕ! Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе.

Рассмотрим сроки хранения другой документации:

  • Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
  • Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет.

������� ����� ������� ������������� ���������

� �������� ���������-������������� ������������ � ����������� ��� �� ���������� ��������� ������� �����. ����� ��������� ������: ����� ������ �������� ���������� �����������? � ������ �� ������� ���������� �� ��������� ����� ���������������� ������� �������������� � ���������� �����. � ����� ����������. ��������, ������� ���� �������� ���������� �� ������ ������ 2024 ���, ������ ���������.

����� �������� ����������� ������� � ��������, �� �� � ������� ������������ ������.

��������� ������� ���������

��� “��������” ����� ������� �� ����� ���� ���. ��� ��������:

  • �������� ����;
  • ���������� ������������;
  • ����� � ������, �����, �������� ��������� � ����������;
  • ��������� � ��������� �������;
  • ���������;
  • ������� ������ � �������� �� �����;
  • ��������� � ��������� �������� � ������� �������;
  • ������������������ ������ � �������� ���������.

��� ����������� ����� �������� ���������� ������������� �������. ��� ���������� �������� ��� �������, � ������ ��� � ����������.

В Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 указано, какой срок хранения у того или иного документа, образующегося в процессе деятельности организации. Выясним, могут ли компанию наказать за нарушение правил сохранности документации и каких размеров достигают штрафы.
�������� ����������� ��������� �������:

  • ����� �������� ���������� 2024, ���� �������� ��������� ������������� � �������� ���������� �����������, ������.
  • ����� ����� �������� ��������, �����������, ����������, �������� � ��������� �������� ���������� ��, ���.
  • ����������� � �������� ������ ����������� �������� ���������� �����, �����, �� ������ �������� � ��������.
  • ����� �������� ��������� ��������, ����������, �������� � ������������� ����������.
  • �� ������������ ���, � ���������������� �����������, �������.
  • �������� ������� �������������� ���������� � ��������� ���� ���������� � ������ �����������.
  • ������� ���� �� ����������� ����������, ���� �������� ������� �����, �����, ������� ����������, ������.
  • ���������� ���������� � �������� ������ ��������.
  • ����� ���� �������� ���������� ������������� ����������� ������ �� ���������� � �������������.
  • ������ 236 (558) ������������ �������� � ������������ ��������� ��������� � ������� �������� ����������.

���� ����������� ��������� ������ �������� ���������� �� ������ �������� 50 ��� � ��� ����� � ��������.

N 236).

������� � ������ �� ������, ��������, ���������� � ������ ������� �� ������� ������� � ����� ������ ����� ������� �� ����� 75 ���. ���� ��� ������� �� 2003 ����. ���� ��������� ������ ������� ����� 2003 ����, �� �� ����� ������� �� ����� 50 ���.

�������� ��������, ������ �������� � ������ ���� ����������� ����� ����� ������� � ������� 75 ���. ���� ��� ������� �� 2003 ����. ��� � ������� 50 ���, ���� ��� ������� ����� 2003 ����. ����� ��������� �� ������� �������, ������� ������������ � ������ ���������, �� ���������� ��������������� ����������� �������. ����� ������� 75 ��� ���������� �� ���� �� ��������.

����, � ������� �������� ����� ������� �������. ��������������, ��� ��������� ������� ����������� �� ���� �����������, ���������� ������������ ���������� ����������������. ���� � ���, ��� ������� 3 ������ 264 ���������� ������� �� �����������. ��� ��� �������� ������ ������ � ���������� ���������������� ������� ����������� ������ ������� ��� �������������� �������� ������. (������� � ��������������� �����������, ������ ������������ � ����������� ���������� �� ��������. ��� �� �������� �����, ������, ��������, ���������� � �. �.).

Расшифровка в номенклатуре 5 лет ЭПК к конкретным видам архивных документов означает, что часть их после истечения установленного срока временного хранения в учреждении подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним115 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору

Ниже представлена таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации.

Таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации в 2024 годуНаименованиеСтатья ПеречняСрок храненияГодовые отчеты269ПостоянноКвартальные отчеты269

5 лет.

При отсутствии годовых отчетов — хранятся постоянноМесячные отчеты269

1 год,

при условии что в компании формируется квартальная и годовая отчетность.
Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.

  • Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.
  • ВАЖНО! Документы могут быть уничтожены неумышленно. К примеру, причинами их пропажи может быть форс-мажор (пожар, наводнение) или кража, поджог, совершенный злоумышленниками. В этом случае нужно зафиксировать факт происшествия.
    Понадобится заключение соответствующих служб. К примеру, если произошел пожар, нужна справка от службы пожарного надзора. Если же документы похищены или уничтожены злоумышленником, понадобится справка из полиции.

    Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечает за кадровую документацию главный бухгалтер или руководитель.

    В ведении инспектора по кадрам находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления и трудовые книжки. При формировании первичных кадровых документов и документов по оплате труда следует руководствоваться нормами Федерального закона «О бухгалтерском учете». Как следует из этого закона, первичные учетные бумаги принимаются к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

    При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы.

    Такие бумаги, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках и лицевые счета работников, должны находиться в доступе или архиве в течение 75 лет.

    Такие документы следует хранить в течение 4 лет после того отчетного периода, в котором данное имущество полностью самортизируется и его спишут с баланса организации.

    Особый срок хранения определен для бухгалтерских форм, которые подтверждают проведенную с дебиторами работу по взысканию задолженности. Все договоры, платежные документы, письма и претензии необходимо сохранять еще 4 года после того отчетного периода, в котором задолженность была признана безнадежной и списана с баланса. Если срок давности по взысканию задолженности прерывался и начинал исчисляться заново, срок хранения документации продлевается.
    Это соответствует нормам как статьи 265 НК РФ, так и статьи 203 Гражданского кодекса РФ.

    Началом срока хранения признают 1 января того года, который следует за годом, в котором эти регистры или первичка были созданы и приняты к учету. Из этого правила, как водится, есть исключения. Так, все учетные регистры по НДС — книги продаж и книги покупок, журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур начинают храниться с момента внесения в них последней записи, то есть закрытия формуляра.

    В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

    Сроки хранения

    В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации.

    Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

    Пример:

    Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 24.04.2020) «О персональных данных» ограничивает период обработки (в т.ч. хранения) персональных данных достижением цели их обработки. После того как задача, для которой они запрашивались, решена, ПД необходимо уничтожить.

    А вот индивидуальные предприниматели самостоятельно несут ответственность за соблюдение этих норм. Кроме первичных документов, особое внимание уделяется бухгалтерской отчетности. Для обеспечения правил хранения необходимо издать внутренний нормативный акт (приказ или положение) за подписью руководителя организации, регламентирующий порядок хранения документов и ответственных за это лиц.

    Вот так выглядит образец положения о хранении документов в ООО — приказа руководителя:

    Хранение кадровой документации

    По теме читайте: порядок передачи кадровых документов в архив

    Кадровые документы практически всегда являются бланками строгой отчетности.

    Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них обеспечивают особые условия хранения. По закону, не допускается хранить документы граждан там, где к ним имеют доступ третьи лица. Ответственность за сохранность как самих бумажных бланков, так и содержащихся в них персональных данных несет специально уполномоченный человек — инспектор по кадрам.

    ������������� ��������� ����������� ������ ������� � ����������� �����

    �� ���������������� � �������� ��������� � ������� ������� ��������� ����� ���������� �� �������� ��������� ��� � ����������� ����. (����� 5 ��. 9 ������ �� 6 ������� 2011 � 402-��). �������� ���������� ����� ����� ����� ����� �� �������� ���������, � ����������� ����. � (���) �� ����� �������� ��������� (��. 314 �� ��). �������, ��������� ���������� (�������) �����, � � ��������� ������� ����� ������� � ����������� ���� (��. 80 �� ��).

    � ��������� ��������, ��������� �������������� � ���������� �����, � ����� ��������� ���������� (�������) ����� ���������� � ����������� ����. �� � ������� �� ����� � ����� �� �������. ������������� �� �����������. ������������ �������. ����� ��������� ������ ���� �������� �� ���� �������� ����������� ��������.

    �� ���������� �������������� ��������, � ��� ����� ��������� ���������, ����� ����������� ���������� �������� �����������. � �������� ���������������, ������ ��� �������� �� �������� (�. 1 ��. 252, �. 1 ��. 93 �� ��). ������ ����� ������� �� ���������� ����� 6 ������ 9 ������ �� 6 ������� 2011 � 402-��.

    � �������, ������������ �������� ����������� ������ �� 20 ������� 2019 �. N 236, ����� ���������� �� ������� �������, �����������. ��� ������������� � ������� � ����������� �� ����� �� ����������.

    ������� ��������� ���������� ������� ���� ����� ������ �� ������. ���� �������� � ���� ���. �������� ������ �������� ���������� � ��� �������� ��������.

    ������ ����� �������� ������� ������� ���� ���.

    ��� ����������� �������� ���������� � ����������� ����� ���������� ���������. ������������ ������� ������� ���� �� 29 ���� 1983 � 105. (� �����, �� �������������� ����������������). � �������, ������������ �������� ����������� ������ �� 31 ����� 2015 � 526. ������� ��� �� ����������� ������������ ��������� ��������. ���������������� ���������� � ���������� � ���������������� � ��������. �� ���� ������� � ���������� ������� ������ � ��-13/2015.

    ���������� ��������� ����������� ��������� ��� �������� � ����� ����������� ������� � ������� PDF/A. �� ���� ������ ���� � ���� ��� ����������, � ����� ��������� ��������� �������� ����������� ����������. � ����� �� ���������������� ���� ���������. ������ ���������� ������� 2.31 � 2.32 ������. ������������ �������� ����������� ������ �� 31 ����� 2015 � 526.

    ����������� ����������

    ����� ���� �������� ����� ��������, �� ������� ����������. (����� 2.3 ������, ������������ �������� ����������� ������ �� 31 ����� 2015 � 526). ��������������� ����������� ���������� ������� ��� ����� �����������. ���� ���� �� ����������� ����� ������������ ��� ��������� ��� �������� �����.