Приказ о сдаче помещений под сигнализацию журналов роспись
Делает запись в журнале «Приема-сдачи помещений под охрану» в графе «Закрытие».
3. Сотрудник вскрывает пенал и извлекает ключи.
4. Перед вскрытием помещения, осматривает оттиск печати (пломбу), убеждается в закрытом состоянии двери на замок.
5. Вскрывает помещение и производит осмотр состояния имущества (товаров).
6. Проверяет состояние оттисков печатей (пломб) на сейфах (для хранения денежных средств и документов с информацией коммерческой тайны.
В случае обнаружения повреждения территории (стен, дверей), оттисков печатей (пломб), сотрудник обязан немедленно сообщить сотруднику безопасности о ЧП и руководителю охраняемого объекта. При необходимости дальнейшего пребывания в поврежденном помещении или возле поврежденного имущества, до прибытия представителей отдела безопасности и милиции, сотрудник не должен прикасаться к поврежденному имуществу и уничтожать улики. При необходимости провести ревизию денежных средств, документов и товаров, необходимо составить комиссию (не менее 3-х человек). Решение на проведение ревизии в таких условиях принимает руководитель безопасности.
Важно помнить, что такие документы действуют, как правило, не более пяти лет, поэтому периодически сотрудников придется отправлять не переаттестацию, причем за счет предприятия.
Если же ответственность возлагается за материальные ценности, то перед тем как сотрудник подпишет такой приказ и возьмет на себя все риски, должна пройти инвентаризация имущества, поскольку в будущем человек будет нести ответственность за его сохранность.
Шапка приказа
Приказ об ответственном лице имеет вполне стандартную структуру.
В «шапке» документа пишется полное наименование предприятия с указанием его организационно-правовой формы (ЗАО, ОАО, ООО, ИП). Затем указывается населенный пункт, в котором это предприятие расположено, а также дата заполнения приказа (число, месяц, год).
Чуть ниже нужно написать вид документа (в данном случае это приказ) и его номер по внутреннему документообороту. Далее коротко прописывается суть приказа и для каких целей он создан.
Затем ниже по центру строки пишется слово «приказываю» и ставится двоеточие.
Тело приказа
Вторая часть документа содержит более подробную информацию.
Нормативные документы регламентируют ведение тех, или иных учетных форм (журналов, актов, нарядов и т.д.). В случае, когда приказ утрачивает силу, автоматически считаются отмененными (недействующими) и формы, введенные этим документом.
Если взамен приказа вводится новый, мы стараемся это указывать и давать ссылки.
Бывает так, что в действующем приказе не приводится форма журнала. В таких случаях Правительство возлагает разработку учетного документа на руководителя предприятия.
Пример №1
Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 была введена форма Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
31.08.2021 данное постановление утратило силу в связи с выходом Приказа Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. Соответственно, книга учета, введенная старым Постановлением, утратила силу. Новый Приказ гласит: «Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек».
Нормативные документы регламентируют ведение тех, или иных учетных форм (журналов, актов, нарядов и т.д.). В случае, когда приказ утрачивает силу, автоматически считаются отмененными (недействующими) и формы, введенные этим документом.
Если взамен приказа вводится новый, мы стараемся это указывать и давать ссылки.
Бывает так, что в действующем приказе не приводится форма журнала. В таких случаях Правительство возлагает разработку учетного документа на руководителя предприятия.
Пример №1
Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 была введена форма Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
31.08.2021 данное постановление утратило силу в связи с выходом Приказа Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. Соответственно, книга учета, введенная старым Постановлением, утратила силу. Новый Приказ гласит: «Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек».
Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей и документов – одна из основных задач, которые должны обеспечивать руководитель организации, а также уполномоченные им лица. В зависимости от специфики деятельности и масштабов организации право доступа сотрудников в те или иные помещения может устанавливаться организационно-распорядительным документом работодателя. Например, приказом о порядке выдаче ключей.
Составляем приказ о выдаче ключей от кабинетов
Одно дело, когда сотрудник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор о полной материальной ответственности.
Речь идет, например, о кассире, которому выдаются ключи от кассы.
Но по приказу ключи могут выдаваться и иным сотрудникам, которые не являются материально ответственными, когда работодатель хочет обеспечить дополнительный контроль за доступом в помещение, одновременно установив ответственного за содержание такого помещения.
Составлять приказ о выдаче ключей от помещений работодатель может не только по своей воле, но и, скажем, по требованию организации, обеспечивающей охрану работодателя.
Непосредственно перед сдачей объектов под охрану в их помещениях не должны оставаться посторонние лица.
1. Помещение, объект (активы) сдаются под охрану сотруднику СБ только после обоюдного осмотра (сдающим и принимающим) и определения условий сохранности объекта. При осмотре помещения необходимо обращать внимание на: • Состояние периметра, (окна (решетки) должны быть закрыты, стены, двери и замки — исправны, имеется ли возможность контролировать охраняемый объект дистанционно или нет, необходимо ли осуществлять контроль визуально через определенные периоды и т.д.) • Сейфы опечатаны печатью ответственного лица (это требование важно для главной кассы, бухгалтерии и сейфов, в которых хранятся документы, составляющие коммерческую тайну) • Образцы товаров и изделий следует убирать с витрин магазинов и ателье для меньшего привлечения к ним внимания хулиганов и ситуативных (случайных) преступников.
Если товары и изделия все же оставляются в витринах, то на них должна быть составлена опись, подписанная клиентом и скрепленная печатью фирмы. Опись вместе с журналом приема и сдачи смены и другими документами хранится у охраны на посту.
Пенал с ключами сдается под охрану сотруднику безопасности.
4. Делает запись в журнал «Приема-сдачи помещений под охрану» в графе «Вскрытие»
5. При необходимости покидает охраняемый объект. О чем сотрудник безопасности делает запись в журнале «Прихода/ухода сотрудников»
Действия сотрудника безопасности
1.
После осмотра помещения (объекта), контроля закрытия, опечатывания дверей и пенала с ключами, сотрудник безопасности принимает под охрану пенал с ключами и переданное под охрану помещение (объект).
2. Ставит на сигнализацию принятое под охрану помещение и делает запись в журнале «Срабатывание технических средств охранно-пожарной сигнализации».
3. Кладет опечатанный пенал с ключами в сейфовый ящик (закрывающуюся на замок тумбу или стол), для исключения возможности повреждения слепка печати на пенале и доступа к предмету посторонних лиц.
4.
Осуществляет систематический контроль охраняемого помещения (имущества) посредством визуального, технического или другого (разработанного для этого случая) контроля. Контроль должен обеспечивать сохранность охраняемого помещения (объекта) в течении всего периода.
5.
Здесь вписываются все работники, которые ответственны за соблюдение тех или иных условий на производстве. В частности указывается вид ответственности, а также полные их фамилии, имена и отчества (имя-отчество можно вносить инициалами). Тут же отдельным пунктом надо указать лиц, которые в случае отсутствия ответственных сотрудников на рабочем месте будут их замещать.
В последнем пункте следует указать полный список документов, которыми должны руководствоваться работники для выполнения требований по контролю за зоной ответственности.
В завершение под приказом нужно поставить подпись руководителя, а также печать организации. Если в организации имеется профсоюз, то требуется сделать и его отметку.
После написания приказа
Сотрудники, на которых специальным приказом была возложена ответственность за какой-либо частью производственного процесса, с момента его подписания должны проводить инструктажи с коллегами, доводить до сведения персонала правила техники безопасности, различные внутренние нормативные акты и др. В числе прочего они обязаны вести специальный журнал проведения инструктажа, где работники, его прошедшие, должны ставить свои подписи.
О действиях по восстановлению периметра сделать запись в журнале «Несения дежурства»:
Дата, время проведения мероприятия
Мероприятия, происходящие в течении дежурства
Примечание
03.01.200_
При осмотре охраняемого периметра обнаружено повреждение пломбы
02.33.
Помещения №18
02.35.
Произведен осмотр общего состояния охраны периметра – состояние удовлетворительное
(Предположительно – повреждение пломбы произошло из-за падения коробки с верхнего стеллажа коридора)
02.40.
Доклад о ЧП на центральный пост
02.43.
Помещение №18 опечатано лентой с печатью безопасности
Прием помещения (объектов) с охраны сотрудником магазина (склада, офиса) у сотрудника безопасности
Действия сотрудника магазина (склада, офиса)
Прием помещения (объекта) с охраны производится в обратном порядке.
1. Ответственное лицо за прием и вскрытие помещений получает от сотрудника безопасности опечатанный пенал с ключами. Пенал, оттиск печати (пломба) должны быть без повреждений.
2.
Для облегчения работы наших клиентов специалисты типографии «ЦентрМаг» разработали форму Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно действующему законодательству по состоянию на 01.09.2021. Она носит рекомендательный характер, пользоваться данной формой, или нет, каждый принимает решение самостоятельно.
Пример №2
Распоряжением Росавтодора от 23.05.2002 N ИС-478-р ввели в действие большое количество учетных форм, в том числе Журнал подводного бетонирования (Форма Ф-49). Распоряжением Минтранса России от 11.12.2017 N МС-226-р данный документ, а значит и все журналы, приведенные в нем, также утратили силу.
В случае несанкционированного вскрытия помещения, проникновения на охраняемую территорию нарушителя или попытке повредить защиту периметра (бой стекла, разрушение стен, дверей и т.д.) существует следующий алгоритм действий (если объект охраняется одним лицом):
• Сообщить о случившемся ЧП на центральный пост (офис). • Не отключая связи произвести осмотр повреждения с максимальной собственной безопасностью, докладывая о каждом действии на центральный пост (офис). • Проанализировать ситуацию • Принять решение к действию • Осуществить охранное действие: При необходимости вскрытия помещения, по согласованию с сотрудником центрального поста, руководителем безопасности, руководителем охраняемой территории (объекта) – вскрывается помещение для осмотра состояния безопасности и состояния охраняемого предмета. В случае угрозы жизни сотруднику безопасности — вызвать ОВО, и далее контролировать ситуацию согласно должностных обязанностей.