Список документов при акте приеме передаче главного бухгалтера

В данном случае заинтересованных сторон три: уходящий главбух, его преемник и первый руководитель. Даже если директор не посчитал нужным организовать нормальный процесс смены специалистов, составить акт и провести инвентаризацию дел в бухгалтерии имеют право сами наемные работники. Этот документ, если он будет подписан двумя людьми, может быть принят в качестве доказательства виновных действий или невиновности бывшего сотрудника.

Если акт передачи дел не спешит оформлять ни руководитель, ни бывший главбух, новому главе финансовой службы предприятия имеет смысл инициировать внеочередную инвентаризацию, хотя бы в пределах бухгалтерии. С ее результатами, особенно если обнаружились ошибки или нарушения, нужно срочно ознакомить руководителя.

Практические советы по правильному оформлению передачи дел при увольнении главбуха вы найдете в отдельной статье, а здесь мы рассказывали об ответственности главного и рядового бухгалтера после увольнения.

Есть ли единый вариант?

Законодательство не содержит даже примерной типовой формы акта приема-передачи дел между бухгалтерами, поскольку каждый отдельный случай слишком специфичен.

Если кто-то из членов комиссии хочет внести существенное замечание, то сделать это можно в самом акте или путем отказа от подписи.

• Скачать бланк акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера
• Скачать образец акта передачи дел главного бухгалтера при увольнении

В перечне передаваемых документов нужно указывать не только наименования, но и количество единиц (листов), а также период, за который они составлены.

Когда и кем заверяется?

Собственноручная подпись под актом должна быть получена от каждого, кто перечислен в приказе об организации передачи дел:

• директора;
• принимающего лица и передающего специалиста;
• привлекаемых материально-ответственных лиц и членов комиссии.

От директора может потребоваться подпись сразу в нескольких местах: при утверждении формы документа, под актом и в случае, если какая-то часть бумаг передается ему лично.

Принимающий специалист должен поставить автограф в конце документа, а если есть приложения, то и под ними.

Список документов при акте приеме передаче главного бухгалтера

Рекомендуем, в частности:

• известить об отмене доверенности третьих лиц, перед которыми главный бухгалтер представлял интересы компании, например, СФР, налоговую инспекцию (пп. 2 п. 1 ст. 188, п. 1 ст. 189 ГК РФ); • переоформить банковские карточки с образцами подписей и оттиска печати, заменить сертификат ключа электронной подписи в системе «Клиент — Банк», если у главного бухгалтера было право подписи банковских документов (пп. 5.1, 5.8 инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И).

Можно прописать порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Какие документы подлежат передаче

Конкретный перечень дел, которые подлежат передаче при увольнении главного бухгалтера, законом не установлен.

При инвентаризации имущества – фактическое наличие запасов, основных средств, наличных денежных средств и так далее. Делают это путем натурального подсчета, взвешивания, обмера (пп.

2.7, 2.8 методических указаний № 49). Кроме того, проверяют наличие и правильность оценки активов, не имеющих материально-вещественной формы (нематериальные активы, финансовые вложения и прочие) – путем сверки документов, подтверждающих права компании на эти активы, с данными учета (пп. 3.8, 3.14, 3.43 методических указаний № 49).

Инвентаризация обязательств включает проверку правильности и обоснованности сумм кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками, обязательств по возврату кредитов и займов, задолженности перед бюджетом по налогам и взносам, перед персоналом по выплате зарплаты, оценочных обязательств.

Правильность и обоснованность сумм кредиторской и дебиторской задолженности обосновывают путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (пп. 3.44, 3.48 методических указаний № 49).

По итогам проверки проводится заседание инвентаризационной комиссии.

Оттиск печати предприятия ставится только в «шапке», где есть раздел «Утверждаю». Когда первичка и ценности передаются нескольким работникам, то лучше составить на каждого сотрудника отдельный акт или расписать каждую позицию поименно (напротив соответствующей графы).

Как бы долго ни готовилась передача дел, вопросы к бывшему работнику все равно возникают в большинстве случаев увольнения главбуха.

Перед увольнением принято приводить в порядок все текущие дела, подготавливая место к приходу нового специалиста. В отличие от большей части сотрудников, которым достаточно выбросить лишний мусор из ящиков стола и забрать личные вещи, передача дел между бухгалтерами должна быть оформлена документально, иногда с участием комиссии.

• Обязательно ли составлять при расторжении трудового договора?
• Есть ли единый вариант?
• Содержание и требования к оформлению
• Когда и кем заверяется?

Обязательно ли составлять при расторжении трудового договора?

Трудовое законодательство не содержит нормы, которая бы обязывала составлять акт приема-передачи дел перед увольнением работника бухгалтерии или сменой главы данной службы.

Выводы оформляются протоколом, который подписывают все члены комиссии.

В форме № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» обобщают результаты проверки. Документ можно составить в произвольном виде. В нем необходимо отразить все выявленные излишки и недостачи, а также указать способ их урегулирования (п.

5.6 методических указаний № 49). Ведомость учета результатов вместе с протоколом заседания инвентаризационной комиссии передают на рассмотрение генедиректору компании для принятия окончательного решения, которое фиксируют в приказе (п. 5.4 методических указаний № 49).

Если с главным бухгалтером не заключен договор о полной материальной ответственности, обязательность проведения инвентаризации при его увольнении можно зафиксировать в локальном нормативном акте, например, в положении об инвентаризации (ч. 3 ст.

ФЗ).

• Ф.И.О. главного бухгалтера; • Ф.И.О.
и должность лица, принимающего дела (например, руководитель организации, заместитель главбуха или другой работник). Если прием дел осуществлялся созданной для этих целей комиссией, в акте перечисляются Ф.И.О. и должности всех ее членов; • период времени, за который передаются дела; • дату и номер приказа о приеме-передаче дел; • наименования и количество переданных документов и ценностей, за хранение которых отвечает главный бухгалтер (если их много, можно, например, составить опись и оформить ее как приложение к акту); • результаты приема-передачи дел. Здесь отражаются основные моменты, характеризующие состояние бухгалтерии на дату составления акта.
Нужно включить как можно больше информации, собранной в процессе передачи дел.

Например, зафиксировать выявленные ошибки, нарушения или недочеты, привести список документов, которые должны храниться в организации, но отсутствуют (утрачены) на момент передачи дел.

Акт приема-передачи дел составляют в двух экземплярах. Один будет храниться в организации, а второй останется у прежнего главного бухгалтера.

При этом работодателю предоставлена полная свобода в составлении собственных бланков в пределах документооборота одной организации. Есть только ряд рекомендаций и требований к оформлению первичной и организационной документации, ГОСТ 7.0.97-2016.

Форма акта может быть разработана индивидуально для предприятия или взята за образец «со стороны», но обязательно должна быть утверждена в локальном акте (приказом для текущего момента или заблаговременно разработана в положении о документообороте в компании).

Содержание и требования к оформлению

Передача дел должна происходить в присутствии всех лиц, перечисленных в приказе об организации процесса.

Если в нем сказано, что для этого создается комиссия, то участвовать должны все ее члены.

Скорее, процедура ознакомления с документацией под подпись стала горькой необходимостью, основанной на практике проведения проверок и расследования уголовных дел.

Случается, что порядок действий при увольнении бухгалтеров прописывается в трудовом договоре или внутреннем положении о документообороте на предприятии.

С рядовым работником бухгалтерии

При увольнении рядового бухгалтера, которому в соответствии с его должностной инструкцией предписано вести первичный учет по одному или нескольким счетам, акт будет также полезен, как при расчете главбуха. Ведь в ведении даже обычного счетовода могут быть важные документы, оригиналы актов, накладных, сверок и прочее.

Если бухгалтер при этом выполняет функции кассира, то актом можно передать и наличные средства.

В данном случае контроль за передачей документов и ценностей является обязанностью главного бухгалтера. Это полезно еще и тем, что поможет избежать спекуляций, связанных с ложной утерей бумаг прежним работником или заявлениями об отсутствии информации о состоянии дел по участку.

С главбухом

Когда уходит главбух, актуальность акта передачи дел возрастает в разы.

Например, это может быть заместитель директора по экономическим вопросам, начальник отдела кадров; • причину проведения передачи дел – увольнение главного бухгалтера; • сроки проведения передачи дел.

Шаг 2 — провести передачу дел.
Если на этот момент уже есть кандидат, который займет место увольняющегося главного бухгалтера, желательно привлечь его к передаче дел.

Шаг 3 — составить акт приема-передачи дел.

Кроме того, вам может потребоваться аннулировать ранее предоставленные главному бухгалтеру полномочия.

ЕГРЮЛ; • документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета: учетная политика, налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы и так далее; • сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами; • акты проверок контрольных (надзорных) органов.

Кроме этого, целесообразно взять с увольняющегося главного бухгалтера пояснения, касающиеся ведения бухгалтерского и налогового учета, предоставления отчетности, порядка взаимодействия с другими структурными подразделениями, а также с контрагентами, аудиторской организацией и контролирующими органами.

Все это позволит оценить текущее состояние дел в бухгалтерии, выявить отсутствие каких-либо документов, нарушения или недочеты в работе прежнего главного бухгалтера, а также разграничить ответственность между ним и новым главным бухгалтером.

Проводить ли инвентаризацию

Если главный бухгалтер является материально ответственным лицом, то при его увольнении обязательно проводится инвентаризация (ч. 3 ст. 11 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п.

Главный бухгалтер, как правило, второе лицо в компании после генерального директора. Поэтому к передаче дел при его увольнении нужно отнестись ответственно.

В нашей статье расскажем, как передать дела новому главбуху и на какие нюансы при этом обратить внимание.

Над статьей работали:Автор: Сыскова Юлия;редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Приказ о приеме-передаче дел
2. Образец приказа о приеме-передаче дел
3. Передача дел
4. Какие документы подлежат передаче
5. Проводить ли инвентаризацию
6. Акт приема-передачи дел
7. Образец акта приема-передачи дел

Приказ о приеме-передаче дел

Передачу дел при смене главного бухгалтера рекомендуем начать с издания соответствующего приказа. Он составляется в произвольной форме. Рекомендуем указать в документе:

• Ф.И.О.

и должность увольняющегося главного бухгалтера, который передает дела; • Ф.И.О. и должность лица, принимающего дела; • Ф.И.О. и должности иных работников, которые участвуют в передаче дел.

Руководствуясь типовыми требованиями к оформлению документов на предприятии, акт о передаче дел должен включать в себя следующие разделы и обязательные упоминания о некоторых фактах:

1. Общие сведения – «шапка» акта, реквизиты предприятия, заглавие документа, дата и место составления, номер документа.
2. Индивидуализация – перечисление ответственных лиц (принимающего и передающего дела) или состав комиссии (ФИО, должность), причин составления акта, указание даты и номера приказа, на основании которого проводят передачу.
3. Перечень вопросов и документов – основной информационный раздел акта, в котором описываются все нюансы ведения и состояние учета на текущий момент. Если список документов слишком велик, его можно оформить в виде приложения к акту передачи.
4. Замечания – все несоответствия или недоработки можно отметить как примечание к каждой позиции передачи дел, а можно сделать отдельным блоком.

РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, п. 1.5 методических указаний по инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

При проведении инвентаризации нужно руководствоваться общими правилами, которые утверждены методическими указаниями № 49.

Прежде всего необходимо оформить приказ руководителя компании о проведении инвентаризации. Сделать это можно:

• в произвольной форме; • используя унифицированную форму № ИНВ-22. Осуществлять проверку может постоянно действующая инвентаризационная или рабочая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 методических указаний № 49). Состав комиссии определяет руководитель компании. Как правило, в нее входит не менее трех человек.
Председателем обычно назначают заместителя генерального директора по экономическим вопросам.

Инвентаризацию нужно обязательно проводить в присутствии увольняющегося главного бухгалтера (п. 2.8 методических указаний № 49).

Комиссия проверяет наличие, состояние и оценку имущества и обязательств компании (ч. 2 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 26 положения № 34н).

Если проблем в ходе работы не обнаружено, то это также лучше зафиксировать в акте.