В какой срок возмещаются командировочные расходы
То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.
Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:
- 700 рублей — за день поездки по стране;
- 2500 рублей — за день заграничной командировки.
Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.
Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще.
Исключение составляют случаи, когда командированный работник относится к «льготной» категории сотрудников, в отношении которых действуют специальные правила направления в командировки (например, работники с детьми в возрасте до 14 лет). В этих случаях для продления командировки потребуется согласие работника.
- Каких работников нельзя направлять в командировки
- В какой срок возмещаются командировочные расходы
- Как посчитать командировочные и суточные расходы
- В какой срок возмещаются командировочные расходы в 2022 году
- Как отразить командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете
- Возмещение расходов на служебную поездку
Каких работников нельзя направлять в командировки
Работодатели не вправе направлять в служебные командировки (даже при наличии согласия соответствующего сотрудника):
- беременных женщин (ч.1 ст.259 ТК РФ);
- несовершеннолетних работников, не достигших возраста 18 лет, кроме творческих работников и спортсменов (ст.268 ТК РФ);
- инвалидов, которых нельзя направлять в командировки в соответствии с медицинским заключением (ч.2 ст.167 ТК РФ);
- работников, заключивших ученический договор, если командировка не связана с ученичеством (ч.3 ст.203 ТК РФ).
Также в законе установлен круг работников, которых можно направить в командировку только с их письменного согласия.
В какой срок возмещаются командировочные расходы
Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.
Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст.
153 ТК РФ, в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.
Как посчитать командировочные и суточные расходы
Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.
Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом.
В какой срок возмещаются командировочные расходы в 2022 году
Предельный размер освобождаемых от НДФЛ и страховых взносов суточных, выплачиваемых в рамках заграничных командировок для работников с разъездным характером работы, с 1 января 2025 года составляет 3 500 рублей (Федеральный закон от 29.11.2024 № 416-ФЗ). Аналогичный лимит для зарубежных поездок в 2025 году действует в отношении полевого довольствия для работников, работающих в полевых условиях или участвующих в работах экспедиционного характера, а также надбавок за вахтовый метод работы, выплачиваемой взамен суточных лицам, выполняющим работы вахтовым методом.
При несоблюдении указанных лимитов сумма превышения считается доходом командированного работника, с которого необходимо заплатить НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 07.06.2022 № 03-04-05/53719).
Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировке (включая выходные и нерабочие праздничные дни), а также за дни нахождения работника в пути.
Если командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то в таких случаях суточные не выплачиваются (п. 11 Положения).
Регулирование вопросов возврата командировочных средств осуществляется ст. 137, ст. 168 ТК РФ и другими законодательными актами. В случае нарушения регламента допустимо применение санкций к работодателю.
Поэтому важно контролировать документальное оформление командировки, правильность ведения бухгалтерской и налоговой отчетности, предварительно обсуждать с сотрудником порядок действий при форс-мажорных обстоятельствах.
К сведению.
При отсутствии подтверждающих документов дата прибытия к месту командировки и дата отъезда (выбытия) из негоопределяются нанимателем.
Следовательно, при возмещении расходов по найму жилого помещения необходимо представлять подтверждающие документы только в том случае, если возмещаемая сумма превышает размеры, которые определены вприложении 1к Положению № 176.
Суточныепри командировкахв пределах Республики Беларусь возмещаются в размере, установленном в приложении 1 к Положению № 176 (9 руб.
в сутки), за все дни пребывания в командировке (п.
СИТУАЦИЯ
Два работника организации командированы из г. Минска в г. Слуцк (районный центр) с 3 по 7 июня 2019 г.
Первый работник проживал в гостинице и вернулся в г. Минск своевременно (7 июня 2019 г.). Он представил документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения и проездук месту командировки и обратно.
Второй работник в месте командировки проживал у родителей и по ее завершении использовал свои выходные дни и вернулся позже установленного приказом срока (9 июня 2019 г.).
Он представил только документы, подтверждающие расходы по проезду к месту командировки и обратно.
ВОПРОС:
В каком размере работникам возмещаются командировочные расходы (по проезду, найму жилого помещения и суточные)?
ОТВЕТ:
С 23 марта 2019 г.
Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина.
Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.
После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ.
Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru
Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту.
Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст.
137 ТК РФ).
Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана.
Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.
Как отразить командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете
Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.
Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда.
В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.
Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании.
А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.
Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п.
30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться.
К таким работникам относятся:
- женщины с детьми в возрасте до 3 лет (ч.2 ст.259 ТК РФ);
- родители ребенка – инвалида (ч.3 ст.259 ТК РФ);
- многодетные родители, младшему ребенку которых не исполнилось 14 лет (ч.3 ст.259 ТК РФ);
- родители, в одиночку воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без супруга (супруги), а также родители детей в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом (ч.3 ст.259 ТК РФ);
- опекуны детей в возрасте до 14 лет (ч.3 ст.259 ТК РФ);
- работники, ухаживающие за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением (ч.3 ст.259 ТК РФ);
- инвалиды, которых не запрещено направлять в командировки в соответствии с медицинским заключением (ч.2 ст.167 ТК РФ);
- родители детей в возрасте до 14 лет, чей другой родитель призван на военную службу по мобилизации или проходит военную службу по контракту (ч.3 ст.259 ТК РФ).
Обязательным условием для направления перечисленных сотрудников в командировку является наличие их письменного согласия. Дополнительно их необходимо письменно ознакомить с правом отказаться от направления в командировку.
Утверждено
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 18 апреля 2020 г. N 553
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ И РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТ НА КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ,
СВЯЗАННЫЕ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ НА ТЕРРИТОРИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ВОЕННОСЛУЖАЩИМ, СОТРУДНИКАМ НЕКОТОРЫХ
ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, ЛИЦАМ,
ПРОХОДЯЩИМ СЛУЖБУ В ВОЙСКАХ НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ И ИМЕЮЩИМ СПЕЦИАЛЬНЫЕ ЗВАНИЯ ПОЛИЦИИ
1.
После подписания приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдают отчетные средства, необходимые выполнения служебных обязанностей, а также проживания. Нередко деньги остаются, не говоря уже о случаях отмены служебной поездки. Возмещение расходов на командировку осуществляется в официальном порядке, в определенный срок, следуя законной процедуре.
Возмещение расходов на служебную поездку
Во время командировки работодатель обязуется возместить сотруднику полную стоимость расходов согласно предоставленным платежным документам (чекам, билетам, счетам-фактурам и т.д.). Согласно закону, возмещению подлежат следующие траты:
-
проезд (перелет) до места командировки и обратно, передвижения внутри города;
-
расходы на аренду жилья;
-
суточные (расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства);
-
прочие расходы, обсужденные предварительно с работодателем.
Размер суточных и прочих расходов определяется индивидуально руководителем отдела или организации, которая отправляет сотрудника в командировку.