Аренда квартиры в командировке подтверждающие документы

Путем несложных расчетов можно понять, какая сумма получается на день, если она не превышает указанных норм, то налог начислять не нужно.

Заключение

Для того чтобы не остаться в минусе после командировки, первое, что нужно сделать, это поговорить с работодателем. Необходимо до поездки выяснить, на какие расходы рассчитывает начальство, иначе можно попасть в немилость за непомерные траты. Узнать примерную стоимость аренды жилья в том городе, куда предстоит ехать.

Аренда квартиры в командировке подтверждающие документы

Поездка в другой город или даже страну по работе требует не только выполнения исходной профессиональной задачи, но учета расходов, связанных с проживанием. Основную их часть составляет аренда жилья для сотрудника.
Как это происходит?

1. Гостиница.
   Можно забронировать номер заранее

   Не стоит переживать об уборке и прочем обустройстве. Но такой вариант не всегда обрадует работодателя ввиду своей высокой цены.

Правила её заполнения формы № АО-1 подробно описаны в указаниях Госкомстата.

Это нестрогое требование: компания может разработать удобную ей форму самостоятельно.

Оформляется отчёт в одном экземпляре.

Как заполнить авансовый отчёт

Сотруднику нужно заполнить только часть документа. Чтобы он не запутался, лучше выдать ему заполненный образец с пояснениями.

Что заполняет сотрудник

На лицевой стороне авансового отчёта работник указывает следующее:

• наименование компании работодателя;
• дату составления;
• структурное подразделение, в котором работает;
• свою фамилию с инициалами в строке «Подотчётное лицо»;
• свою профессию или должность;
• назначение аванса — «Командировочные расходы».

Также на лицевой стороне нужно заполнить левую таблицу.

В строке «Предыдущий аванс» указывается остаток или перерасход денег от предыдущего авансового отчёта, если он был.

Компенсационные выплаты за расходы по командировке производятся на основании подтверждающих документов, подробно с данной информацией Вы можете ознакомиться в Статье «Документы, подтверждающие расходы командированного сотрудника»

А также произведенные компенсационные выплаты, в соответствии со статьей 101 Налогового кодекса РК при наличии подтверждающих документов, можно отнести на вычеты в целях бухгалтерского учета.

В практической деятельности при направлении работников в командировку в другой населенный пункт их, как правило, размещают в гостиницах, отелях, снимают жилые помещения у индивидуальных предпринимателей или юридических лиц, для которых сдача квартир в аренду является предпринимательской деятельностью.

Аренда квартиры у самозанятого в командировке подтверждающие документы

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов.

Организация командировки

В России организация командировок регламентируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (от 13.10.2008 г. №749).

Различают следующие типы командировочных расходов:

• на проезд – платежи за общественный транспорт, плата за проездной билет и выдачу в поезде постельного белья;
• на бронирование и аренду жилья в месте командировки или остановки;
• личные затраты (суточные) – на еду и персональные потребности работника;
• иные затраты на телефон, интернет, банковские и другие услуги.

При командировке за границу работодатель также оплачивает:

• госпошлину при оформлении загранпаспорта или визы;
• консульские и аэродромные сборы;
• сборы за въезд или перевозку автомобиля;
• оплата медицинского страхования;
• прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ).

Аренда квартиры в командировке у физического лица подтверждающие документы

Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются от сдачи в аренду номера в гостинице или квартиры. Так аренду гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера.

Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Суточные затраты – это персональные расходы работника (например, питание). Но когда командировка один день, то суточные не начисляются. Суммы к уплате суточных при служебной поездке по России – 700 рублей, при зарубежной – 2500 рублей (п.3ст.217 НК РФ). Если потрачена сумма больше лимита, то разница облагается НДФЛ.

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника.

Записку составляют в свободной форме.

В нём должен быть указан маршрут, количество километров пробега авто на начало и конец поездки, по данным одометра, остаток топлива на начало и конец поездки, заправки в течение командировки.

На основании служебной записки работнику нужно выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Размер и порядок выплаты прописывают в отдельном приказе.

Как подтвердить расходы на проживание

В командировке сотрудник может жить в отеле, арендованной квартире или у своих родственников и знакомых.

Рассмотрим, как подтверждать расходы во всех этих случаях.

Проживание в гостинице

Это наиболее распространённый вариант — и самый удобный для компании и работника, поскольку документы для отчёта из отеля легко получить.

Если квартира была найдена и оформлен договор найма через агентство (риелтора), то это агентство и выдает подтверждающие документы, куда также включает статью расходов за свои услуги. Об особенностях заключения договора найма на краткий срок мы рассказывали тут.

Случиться может всякое, представим ситуацию, что у командированного специалиста не оказалось подтверждения о затратах на проживание.
Не все еще потеряно.

Возместить могут, но скорее всего, сумма будет отличаться от реальной.

Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:

• оплата сервиса в барах и ресторанах;
• платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
• затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п.

1 ст. 252 НК РФ).

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство.