Как правильно выслать трудовую книжку по почте работнику
Также бывший работник должен поставить подпись в книге учета и указать дату получения документа.
Если бывший сотрудник желает получить трудовую книжку по почте (о чем имеется его письменное заявление о направлении трудовой книжки по почте), вышлите трудовую книжку не позднее следующего дня после получения такого заявления по указанному в нем адресу.
Если в заявлении работника не будет адреса, повторно направьте ему уведомление.
При пересылке трудовой книжки по почте в книге учета проставьте отметку, что трудовая книжка была отправлена работнику почтой с указанием даты и номера почтового отправления
ЭТО ВАЖНО! Сохраняйте почтовые квитанции. Если возникнет судебный спор, они помогут доказать, что уведомление и трудовая книжка были направлены работнику своевременно.
Ситуация 2. Перепутали трудовые книжки и внесли чужую запись
Если по ошибке внесли в трудовую книжку чужую запись, признайте ее недействительной и при необходимости внесите правильную запись.
При исправлении записей в разделе «Сведения о работе» в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр.
Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — это процедура, которую инициирует работодатель, если отсутствует возможность выдать документ сотруднику на руки. Такое направление возможно только при наличии заявления или письменного согласия от служащего.
Скачать образец заявления на отправку трудовой книжки
Скачать образец согласия на отправку трудовой книжки по почте
- Ситуация 2. Перепутали трудовые книжки и внесли чужую запись
- Когда трудовую книжку отправляют по почте
- Нормативная база
- Как правильно отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте
- Форма документа
- Как ее отправить
- Ситуация 1. Уволенный сотрудник не забрал трудовую книжку
- Ситуация 3. Кандидат на работу принес трудовую книжку в очень плохом состоянии: некоторые записи не читаются и две страницы порваны
- Трудовая книжка по почте
- Ситуация 4. На момент увольнения работник не вернул трудовую книжку, которую взял
- Ситуация 5. Работник взял трудовую книжку и потерял
- Инструкция по составлению заявления
- Какие ошибки допускают при отправке
- Выдача трудовой книжки
Когда трудовую книжку отправляют по почте
Последний рабочий день — это день, когда с работником полностью рассчитываются и выдают трудовую книжку и иные документы по его заявлению.
Об этом говорится в в части 4 статьи 84.1, части 1 статьи 140 ТК РФ и в п. 35 правил, которые утверждены постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.
Если служащий отказывается ее забрать или отсутствует на рабочем месте в день увольнения, работодатель вправе отправить трудовую книжку почтой при увольнении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
ТК необходимо отправить в течение трех рабочих дней после получения письменного заявления или согласия от служащего, не позже.
Если сотрудник отсутствовал на работе в день увольнения, и руководитель решил отправить ему документы в этот же день по почте, это грубая ошибка. Работодатель нарушает законодательство тем, что отправляет ТК без уведомления и дальнейшего согласия служащего.
Нормативная база
Постановление правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред.
Как правильно отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте
Больше всего достанется именно кадровику, ведь обращение с бланками строгой отчетности — это его вотчина.
Форма документа
Несмотря на всю серьезность ситуации, законодатель не предусмотрел унифицированного общеобязательного бланка для составления подобного заявления. Работнику придётся формировать документ своими силами в свободной форме.
Здесь важное уделить внимание как форме документа, так и его содержанию. Что касаемо формы, она должна быть стандартной для любой официальной бумаги: шапки, основной блок, обращение к руководителю, реквизиты.
Отдельные особенности оформления в любом случае отдаются на откуп составителю.
Написать содержательную часть можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. В случае с выдачей трудовой книжки лучше отдать предпочтение именно рукописному варианту.
Здесь мы должны указать адрес для почтовой корреспонденции.
Трудовая книжка будет направлена вам заказным письмом с уведомлением о вручении. Когда вы получите посылку, предприятию возвратится подтверждающее уведомление.
С этого момента уже бывший работодатель переcтает нести ответственности за хранение бланка строгой отчётности.
Итоговый вариант нашего заявления мы должны заверить своей подписью, проставить дату его составления.
ПП РФ № 225).
В законодательных нормативах строго прописано, можно ли отправить трудовую книжку по почте за границу, — нет, это запрещено. Если граждане выезжают на ПМЖ в другую страну, то ТК, военные билеты и удостоверения личности они не вывозят, а сдают по последнему месту работы (Закон СССР № 2261-1 от 24.06.1991).
Как ее отправить
Есть четкая инструкция, как отправить трудовую книжку по почте уволившемуся сотруднику:
Шаг 1. Получить законное основание для направления. Если работник сам заинтересован в почтовой отправке, он пишет заявление.
Унифицированной формы не предусмотрено, обращение составляется в свободной форме. В заявлении указывают:
- кому и от кого подается заявка;
- по какой причине составляется;
- на какой адрес выслать документы.
Под обращением ставится дата и подпись.
Если работник отказывается забрать ТК или отсутствует на работе, руководитель направляет ему официальное уведомление.
Документ:Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ:Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, в редакции от 19.03.2018 (далее – Инструкция).
Ситуация 1. Уволенный сотрудник не забрал трудовую книжку
Оформите трудовую книжку на хранение, если работник не забрал ее в день увольнения и не ответил на ваше уведомление о необходимости сделать это либо дать согласие на отправку по почте.
В случае отказа работника от получения трудовой книжки нужно оформить акт с указанием присутствующих при этом свидетелей.
Невостребованную трудовую книжку положите в сейф или несгораемый шкаф отдельно от книжек работающих сотрудников. Храните ее в течение 2 лет. По истечении указанного срока трудовую книжку следует оформить на хранение в архив нанимателя.
ЭТО ВАЖНО! Зачеркивать, подчищать и использовать фразу «Исправленному верить» в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки нельзя.
Работнику, в трудовую книжку которого внесена запись, признанная впоследствии недействительной, по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки в порядке, предусмотренном гл. 9 Инструкции, без внесения в нее этой записи.
Ситуация 3. Кандидат на работу принес трудовую книжку в очень плохом состоянии: некоторые записи не читаются и две страницы порваны
Если трудовая книжка кандидата сильно испорчена, полагаем, что вносить в нее записи не стоит.
Необходимо оформить дубликат трудовой книжки, а оригинал трудовой книжки с записью «Взамен выдан дубликат» вернуть новому работнику. Попросите нового сотрудника написать соответствующее заявление (п.
62 Инструкции).
Подскажите работнику, чтобы он собрал документы с прежних мест работы. В Инструкции уточнено, что наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
Для этого сотруднику придётся написать на имя директора организации соответствующее заявление, в котором он даст своё согласие на отправку заказным письмом. В противном случае бланк строгой отчетности будет храниться на предприятии до востребования.
Само заявление можно передать на предприятие лично либо также направить по почте заказным письмом.
Способ вручения заявления не окажет особого влияния на последствия.
Срок удовлетворения заявления бывшего работника составляет три рабочих дня с момента регистрации документа. Следует понимать, что дата составления и дата регистрации могут отличаться, тем более, если само заявление направлялось также по почте.
Если в течение трёх дней организация так и не направила письмо либо на штампе о принятии письма почтой указана дата с просрочкой, гражданин получает право пожаловаться на такого работодателя в трудовую инспекцию. Должностные лица примут обращение в работу, проведут проверку, привлекут руководство предприятия к ответственности.
Во всех остальных случаях придётся довольствоваться заверенной копией.
Когда трудовой договор между гражданином и предприятием расторгается, в последний рабочий день уже бывшему сотруднику выдаёт на руки причитающиеся деньги, трудовую книжку, а также справку об окончательном расчете, о доходах за последний год. Работодатель обязан выдать весь этот набор бумаг лично в руки, особенно это касается трудовой книжки.
Дело в том, что трудовая книжка – это не только важнейший для любого работника документ, но также бланк строгой отчетности. Для официальных бумаг такой категории предусмотрены собственные условия хранения.
Так, книжки хранятся в сейфе или металлическом ящике.
Выдача трудовой книжки всегда осуществляется строго под подпись передающего и получающего лиц. Таким образом кадровик снимает с себя ответственность за хранение, перекладывает её на текущего держателя.
Трудовая книжка по почте
Если работник по каким-то причинам не может или не желает получать трудовую книжку самостоятельно, законодателем предусмотрена возможность её направления по почте.
Это значит, что необходимо будет подготовить и направить письменные запросы в организации по предыдущим местам работы с просьбой о предоставлении справок о периоде работы работника в этих организациях.
После этого на основании надлежаще оформленных документов следует записать периоды работы.
Документы, подтверждающие стаж работы (службы), после внесения сведений возвращаются их владельцу (часть вторая п. 69 Инструкции).
Ситуация 4. На момент увольнения работник не вернул трудовую книжку, которую взял
По общему правилу в последний день работы наниматель обязан произвести окончательный расчет с работником и выдать ему трудовую книжку с записью об увольнении.
В то же время в ряде случаев работнику в период трудовой деятельности может понадобиться трудовая книжка, которая хранится у нанимателя. Срок, на который трудовая книжка может быть выдана, ограничен – не более чем на 5 календарных дней.
Документ выдается по письменному заявлению работника (часть первая п. 76 Инструкции).
ТК.
В книге учета сделайте отметку, что на день увольнения трудовая книжка у работника на руках и организация уведомила его о необходимости ее представить для внесения записи.
Когда бывший сотрудник вернет трудовую книжку, укажите дату возвращения в книге учета.
Справочно: если в 5-дневный срок работник не вернул трудовую книжку, целесообразно направить письменное напоминание о необходимости возврата трудовой книжки.
В трудовую книжку внесите запись об увольнении и сделайте отметку о выдаче трудовой книжки в книге учета.
Если выполните все эти действия, работник не сможет обвинить организацию в задержке трудовой книжки и потребовать оплатить период вынужденного прогула.
Справочно: отказать сотруднику, который письменно потребовал выдать трудовую книжку, нельзя, даже если известно, что в ближайшее время будет оформляться его увольнение.
Ситуация 5. Работник взял трудовую книжку и потерял
Оформите дубликат. В этом случае, чтобы выдать дубликат, попросите работника написать заявление с указанием причины оформления дубликата.
Таким образом у представителей организации не останется сомнений, что автором документа является их бывший работник, а автограф, заверяющий всё вышеизложенное, принадлежит именно ему.
Инструкция по составлению заявления
Заявление об отправке трудовой книжки по почте, как и любой другой деловой документ, берёт начало с шапки. Здесь мы должны указать, кому и от кого поступает обращение.
В правом верхнем углу листа бумаги прописываем ФИО нашего директора, полное наименование компании с указанием её организационно-правовой формы. Далее по тексту обозначим ФИО заявителя жалобы, должность, которую он занимал в компании, серию и номер его паспорта, место прописки.
Эти сведения необходимы в качестве идентификаторов, ведь получить трудовую книжку может только её законный владелец.
Ниже по документу мы ссылаемся на сам факт увольнения с предприятия от такого-то числа, утверждаем, что по тем или иным причинам не можем или не желаем самостоятельно забрать трудовую книжку и деньги в качестве окончательного расчета. Затем мы обращаемся к руководителю и просим его выслать трудовую книжку, деньги и справки по почте.
В уведомлении предлагают:
- прийти за ТК в организацию;
- дать согласие на получение ТК в письменной форме.
Уведомление пересылают почтовым отправлением: заказным письмом с описью вложений и отметкой о вручении.
Шаг 2. Отправить трудовую книжку. Если работник написал заявление или дал письменное согласие на почтовое отправление (если согласия нет, придется хранить документ), необходимо отправить документы указанным способом.
ТК отправляют ценным письмом с описью вложений в двух экземплярах.
В ПП РФ № 225 о ТК и иных правовых актах нет информации, сколько весит трудовая книжка в граммах, — около 50 грамм, но точный вес назовет работник почты при отправке ценного письма. К письму обязательно прикладывают уведомление о вручении.
Шаг 3.
Заполнить книгу учета. В реестре указывают факт отправки документов по почте, дату направления и реквизиты уведомления о вручении письма бывшему сотруднику.
Какие ошибки допускают при отправке
Основные ошибки, с которыми сталкиваются при передаче трудовой книжки по почте при увольнении, — сроки отправки.
Работник не обязан обосновывать причины, по которым ему нужна трудовая книжка.
При получении от нанимателя трудовой книжки работник составляет в произвольной форме расписку, где указывает, что он получил трудовую книжку на руки (должно быть указано должностное лицо, которое передает трудовую книжку работнику), дату получения и обязательство возврата трудовой книжки.
И хотя фиксировать факт выдачи на руки работнику трудовой книжки в книге учета не требуется, сделать это будет не лишним.
Ситуация, когда в день увольнения трудовая книжка уже оказывается на руках у работника, как правило, ставит кадровиков в тупик. Разрешить ситуацию можно следующим образом. В день увольнения сообщите (рекомендуем сделать это письменно) работнику, что, поскольку трудовая книжка у него на руках, вы не можете внести в нее запись об увольнении и выдать ее в день увольнения, как требует часть шестая ст.
Заявление об отправке трудовой книжки по почте – это документ, с которым увольняющийся с предприятия работник обращается к пока ещё своему нынешнему работодателю, просит его направить трудовую книжку заказным письмом. Сегодня мы разберемся, в каких случаях трудовая книжка может выдаваться работнику, зачем направлять её почтой, причем тут заявление.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк заявления об отправке трудовой книжки по почте .docxСкачать образец заявления об отправке трудовой книжки по почте .docx
Выдача трудовой книжки
Человек, у которого есть физическая трудовая книжка, при устройстве на работу передаёт её в отдел кадров.
Теперь документ будет храниться у работодателя до самого момента увольнения. Получить его на руки будучи трудоустроенным можно лишь одним способом – при обращении в органы социального страхования: ФСС или ПФР.