Как считать путевой лист

Списание ГСМ — привычная операция для предприятия, использующего автомобили и спецтехнику.

Из статьи вы узнаете:

• обязательно ли устанавливать нормативы списания и как их рассчитать
• что делать, если норма Минтрансом не предусмотрена

Требует ли закон соблюдать нормы расхода топлива

Норма расхода топлива и смазочных материалов — это установленное значение меры их потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки, модификации.

Как считать путевой лист

Как вести нумерацию — решает компания (например, 001, 002…).

Серия — пропускаем (это если бланки напечатала типография)

Дата

Пишем обязательно. Это день или несколько дней, когда действует путевой лист.

Можно оформить один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня водителя, или на несколько рейсов, если в течение рабочего дня у водителя не одна поездка.

Организация

Информация о компании, которая пользуется машиной

Код по ОКПО

Код компании. Узнаем в Росстате или в интернете по ИНН

Марка автомобиля

Пишем марку (например, ВАЗ 2110)

Государственный номерной знак

Номер машины со всеми буквами и цифрами

Гаражный номер

Пишем, если у компании несколько машин.

Это внутренний номер, чтобы отличить одну машину от другой

Водитель

Пишем фамилию, имя и отчество полностью, а также номер СНИЛС.

Табельный номер

Номер сотрудника, который ему дали в компании. Номера присваиваются по порядку, как решит компания.

Любой водитель, который работает на предприятии, знает, что все топливо для транспорта, а также смазочное сырье подлежат обязательному учету. Попробуем разобраться, как в расходах корректно подсчитывать приход и списание ГСМ на основании водительской «путевки».

О главных нормах списывания «горючего»

Всем известно, что аббревиатурой ГСМ называют обычно типы и наименования транспортного горючего, к которым, в том числе, относятся топливные материалы – бензин, газообразное и дизельное топливо, смазочные средства – различные масла и смазки, а также специализированные жидкости – антифриз, для гидроусилителя, тормозная и другие.

«Горючка» проходит списание на основании ряда обязательных документов.

После заключения договора оператор предоставит необходимые программные средства.

Применяемую форму путевого листа закрепите в приложении к учетной политике.

Скачайте бланки путевых листов, которые можно применять в работе:

• легкового автомобиля Excel PDF
• грузового автомобиля (4П) Excel PDF
• грузового автомобиля (4С) Excel PDF
• автобуса необщего пользования Excel PDF
• специального автомобиля Excel PDF

О последних изменениях бланка путевого листа рассказываем в материале

Правила заполнения путевого листа

Реквизиты ПЛ, которые должны присутствовать в его бланке, перечислены в Приказе Минтранса от 28.09.2022 N 390:

Ранее (в период действия приказа Минтранса от 11.09.2020 N 368) к обязательным реквизитам относились наименование и номер путевого листа. В Приказе N 390 такого требования нет. Но являясь первичным документом путевой лист должен содержать реквизиты, указанные в п.
2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, в т. ч.

Как считать путевой лист легкового автомобиля

Если компания не занимается пассажироперевозками, грузоперевозками, то с использованием данных из путевых листов, маршрутных листов, отчетов о перемещении ТС, справок, составленных на основании сведений навигационной системы ГЛОНАСС, GPS или иных систем.

Проводка для списания расходов по ГСМ, использованных в деятельности компании, в том числе для управленческих нужд:

Дт 26 (44, 20) Кт 10-3 — себестоимость ГСМ причислена к расходам по обычной деятельности.

Методы списания ГСМ в 2024 году

Таким образом, на основе данных из путевых листов ГСМ списывают (рассчитывают расходы) по факту либо нормативу. Рассчитав расход горючего одним либо другим способом, результаты отображают в бухучете.

Статья по теме:Путевые листы в 1С 8.3: пошаговая инструкция«Путевые листы в 1С 8.3 пошаговая инструкция» – довольно частый запрос в свете недавних нововведений в правила оформления путевых листов.

Как считать путевой лист легкового автомобиля гсм

Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

• перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению.
Путевые листы не исключение.

Как посчитать путевой лист легкового автомобиля на расход топлива

Транспортные — сколько топлива выдали в самой компании

Остаток горючего при выезде

Пишем, сколько топлива было в баке до выезда

Остаток горючего при возвращении

То же самое, но после возвращения

Расход по норме

Пишем по норме Минтранса

Показание спидометра при возвращении в гараж

Пишем, сколько показывает одометр

Внизу бланка еще ставят штамп: «Предрейсовый медосмотр пройден» или «Водитель прошел медосмотр, к рейсу допущен». Имя и подпись врача, дата.

С обратной стороны путевого листа заполняем все поля, кроме «Кода заказчика» (это если компания оказывает кому-то услуги, например курьерская фирма возит цветы и документы).

Внизу пишем, сколько пройдено за смену — складываем километраж всех поездок. «Расчет заработной платы» заполнять не нужно.

Электронный путевой лист — кому он нужен

С 11 марта 2023 года компания может выдавать сотрудникам электронные путевые листы вместо обычных.

Об электронных путевых листах — приказ ФНС от 17.02.2023 г. № ЕД-7-26/116@

Для компаний это право, а не обязанность.

Как считать путевые листы расход топлива

Ее расход нужно подтвердить актом, приобщив к немупутевой лист.

Именно в «путевке» отмечается само техсостояние транспортного средства, километраж и маршрут рейса, часы труда водителя, расход ГСМ.

Этот документ предназначен для контроля за работой водителя предприятия и машиной.

Путевой лист покажет, что «горючка» израсходована конкретно с целью исполнения вмененных обязанностей, заверяет о реально понесенных фирмой тратах на закупку топлива.

Организации нужно избрать удобный для себя механизм учета израсходованного горючего и зафиксировать его в учетной системе. Наряду с этим, фирма обязана отметить, применяется ли нормировка расходных материалов или же не применяется.
Если регулирование проводится, то указывается, какие нормы используются – корпоративные или определенные распоряжением Минтранса РФ № АМ-23-р от 14.03.2008.

Кроме того, транспортные фирмы имеют право закрепить в своей системе учета нормы по приобретению ГСМ.

Как посчитать путевой лист формула

Это еще не окончательная цифра, для ее корректировки следует проверить, был ли расход топлива при холостой работе двигателя, например, при погрузочно-разгрузочных работах или прогреве в зимнее время.

Чтобы получить сумму затрат по горючему, нужно рассчитанную норму затрат топлива умножить на его стоимость.

Для каждого типа ТС имеется утвержденная унифицированная форма путевого листа. Кроме того, существует форма под названием 4-с. применяемая при сдельной оплате труда, и 4-п – при оплате за рабочее время. Правила и схема заполнения путевых листов для учреждений и индивидуальных предпринимателей отражены в приказе Минтранса России под № 152.

Обсуждение: 3 комментария

1. Ничего не поняла. Статья, наверное для профессионалов написана. Мне, как гуманитарию трудно без расшифровки разобраться в этом массиве из ГСМ, ТТН, ТС.

   Пусть на меня автор не обижается, но по всем правилам, вначале должно идти полное название, которое нужно сократить, а в скобках тут же указывается его буквенное сокращение. Затем, в тексте можно уже писать кратко.

   1. ГСМ -горюче-смазочные материалы.

      т.е.

Как посчитать путевой лист легкового автомобиля

Инструкция по учету прихода и расхода утверждена отдельным Приказом Минтранса РФ №153 от 24.06.2003.

О важности «путевки» при расходе ГСМ

Следует помнить, что путевой лист не является основанием для списывания «горючего». Это основной документ, который формируется на каждое транспортное средство.

В нем отражаются необходимые для бухучета сведения, в первую очередь, информация о горючем и о пробеге. На основе этого рассчитывается объем ГСМ, потраченных в ходе рейса.

Это и будет расход.

С 2023 г. законодатель разрешил использовать в работе транспортных предприятий и электронные, и привычные бумажные путевые листы. Форма «путевки» разрабатывается организацией самостоятельно, либо же берутся утвержденные Госкомстатом РФ типовые формы.

В случае, когда в бланке «путевки» указывается только пробег автомобиля, без фиксации ГСМ, объемы расхода «горючего» рассчитываются по указанным выше нормам, утвержденным распоряжением Минтранса РФ № АМ-23-р.

Как посчитать путевой лист грузового автомобиля

Первая – это основной лист, в котором отражен расчет расходования ГСМ. Вторая часть – это отрывной талон, являющийся основным документом, по которому заказчику работ выставляется счет за оказанные услуги.

К первой части должна обязательно прилагаться ТТН. Водитель получает путевой лист минимум на один день, а максимальный срок выдачи составляет один месяц. Срок хранения у путевых листов такой же, как и у других бухгалтерских документов – пять лет.

Правила расчета

На основании данных о километраже, времени и расходе горючего производится расчет потраченного за рабочее время горючего.

Полученные данные расхода ГСМ по факту сравниваются с показателем нормативного расхода топлива. Исходя из полученных цифр, фиксируется либо экономия топлива, либо его перерасход.

Расчет путевого листа

Существует стандартная формула расчета нормы затрат горючего – величину пробега автомобиля умножают на норму расхода топлива, и полученную сумму делят на сто км пути. Норма расхода горюче-смазочных материалов для конкретного вида автомобиля можно посмотреть в приложении к приказу Минтранса России под № АМ-23-р, которое называется методическими рекомендациями.

Как считается путевой лист

У сотрудников могут быть номера 1, 2, 3…

Удостоверение №

Пишем серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения

Класс

Класс водителя зависит от категории прав. Если у водителя все категории, это 1-й класс; управляет только автобусом или легковым автомобилем — 3-й класс

Лицензионная карточка

Не заполняем: это для коммерческих перевозок от 8 человек

В распоряжении

Кто пользуется машиной

Адрес подачи

Пишем адрес компании

Время выезда из гаража

Точное время, когда машина уехала

Диспетчер-нарядчик

Имя и подпись человека, который дает водителю задание

Механик

Имя и подпись человека, который проверяет машину перед поездкой

Время возвращения в гараж и отметки

Диспетчер ставит точное время; ставит отметки, если нужно; имя и подпись

В правом нижнем углу заполняют информацию по движению горючего.

Вот как это делают:

Марка горючего

Марка топлива, которым заправляют машину (например, А-92 или А-95)

Выдано по заправочному листу

Нетранспортные компании пишут номер чека, который дали на заправке.

Как считать путевые листы легкового автомобиля формула расчета

ФСБУ 27/2021)

Кто должен заполнять путевой лист

В заполнении ПЛ участвуют:

• собственник ТС или арендодатель (в случае предоставления авто по договору аренды ТС с экипажем) — на них лежит ответственность по оформлению ПЛ в соответствии с п. 1 ст.

Как считать путевые листы

В редких случаях норму расхода бензина, дизтоплива и газа можно понизить на 15% (в поездках за городом на равнинной местности).

В действующей редакции рекомендаций Минтранса:

• учтено появление АТС с электроприводом
• предусмотрены нормы расхода электроэнергии в кВт*ч/100 км
• указано, что эксплуатационные факторы, приведенные для обычных автомобилей, для электромобилей не учитываются, а устанавливаются единой надбавкой до 100% самостоятельным решением владельца

Как учитывать ГСМ в 1С, рассказываем в статье Учет ГСМ в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Формулы расчета норматива расхода топлива

Нормативы затрат ГСМ рассчитывают по разным формулам — в зависимости от марок, моделей и модификаций АТС, выполняемой ими работы и условий эксплуатации. Вот некоторые из них.

Расчет расхода топлива легкового автомобиля

При расчете нормативных затрат на топливо (Qн) для легковых автомобилей применяют формулу:

Пример 1

Пробег автомобиля Audi A6 2.0 по данным путевого листа составил 190 км, из них 20 км — по г.

Как правильно посчитать путевой лист грузового автомобиля образец заполнения

Как он выглядит, неважно — главное, чтобы в нем были графы:

• название и номер документа, дата;
• срок действия;
• собственник и его ОГРН;
• имя водителя, его СНИЛС; серия, номер и дата получения его прав;
• номер и название машины;
• данные о пробеге перед выездом и по возвращении;
• дата и время выезда и возвращения;
• подпись и имя ответственного сотрудника, который снимал пробег;
• дата и время медицинского осмотра водителя до и после выезда;
• дата и время технического осмотра машины до и после;
• подпись и имя ответственного сотрудника, который осматривал машину.

Мы тоже составили форму, чтобы отдать ее вам. Сохраните копию, если такая форма вам удобна:

Образец путевого листа от «Дела»

Форма с такими полями соответствует требованиям Минтранса.

Налоговая примет ее как документ, который подтверждает расходы компании при расчете налога на прибыль.

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы.

Как посчитать путевой лист

Первая – это основной лист, в котором отражен расчет расходования ГСМ. Вторая часть – это отрывной талон, являющийся основным документом, по которому заказчику работ выставляется счет за оказанные услуги.

К первой части должна обязательно прилагаться ТТН. Водитель получает путевой лист минимум на один день, а максимальный срок выдачи составляет один месяц. Срок хранения у путевых листов такой же, как и у других бухгалтерских документов – пять лет.

Правила расчета

На основании данных о километраже, времени и расходе горючего производится расчет потраченного за рабочее время горючего.

Полученные данные расхода ГСМ по факту сравниваются с показателем нормативного расхода топлива. Исходя из полученных цифр, фиксируется либо экономия топлива, либо его перерасход.

Расчет путевого листа

Существует стандартная формула расчета нормы затрат горючего – величину пробега автомобиля умножают на норму расхода топлива, и полученную сумму делят на сто км пути. Норма расхода горюче-смазочных материалов для конкретного вида автомобиля можно посмотреть в приложении к приказу Минтранса России под № АМ-23-р, которое называется методическими рекомендациями.

Как посчитать остаток топлива в баке при возвращении калькулятор путевой лист

ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• организованная перевозка группы детей;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены.

Как считать путевые листы грузового автомобиля

Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Название организации, составившей документ, и ее адрес.

Код по ОКПО.

Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу.

Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.

Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.

Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).

Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля.

Реквизит также введен с 2021 года.

Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену.

Как правильно считать путевые листы легкового автомобиля образец заполнения

Для этого организации достаточно установить нормативы расхода топлива по каждому транспортному средству самостоятельно исходя из значений, рекомендованных Минтрансом, с учетом методики и коэффициентов, приведенных в Рекомендациях.

Для чего компаниям нужны нормы расходы топлива

Введение норм расходования ГСМ позволит:

• достоверно формировать себестоимость продукции (работ, услуг) в части расходов на ГСМ
• планировать потребность в ГСМ на любой период (месяц, квартал, год)
• экономить ресурсы, организовав постоянный контроль за соблюдением водителями установленных нормативов
• обосновать расходы на ГСМ в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ

Как учитывать транспортные затраты в 1С, рассказываем в статье Варианты учета транспортных затрат в 1С

Как разработать нормы ГСМ в 2025 году

Рекомендации Минтранса — основной документ, на который необходимо ориентироваться при утверждении на предприятии норм ГСМ.

Как правильно посчитать путевой лист

Организации сами выбирают между бумажным и электронным документом.

Читайте также:

Как получить квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Однако с 2024 года Минтранс обещает переводить некоторые категории организаций на электронные путевые листы в обязательном порядке.