Нужно ли при сшивании документов ставить печать

Однако и в данном случае это не является строго обязательным требованием законодательства.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

Такие приказы регулируют административные и хозяйственные вопросы в организации. Как и приказы по основной деятельности, они обычно не выходят за пределы организации, соответственно, не требуют обязательного скрепления печатью.

Исходя из анализа различных видов приказов, можно сделать вывод, что наличие печати в большей степени оправдано на кадровых приказах, в меньшей – на приказах по основной и административно-хозяйственной деятельности.

Здравствуйте Азат!

Нет вы можете ставить и другую вашу подпись. Подпись в паспорте не говорит то том, что вы везде должы ставить такую же подпись. Если же вы как ИП, ООО открываете фирму и счет в банки, то в карточки банка ставится ваша подпись и вы в дальнейшем при проведении кассовых опреаций должны ставить такую же идеинтичную подпись.
Если вы такую подпись не поставите банк не приет у вас документ (напр. платежное порчение). Также если вы являетесь директором ООО или ИП и ранее поставили одную подпись, то в дальнейшем также должны ставить такую же подпись в других учредительных и бухгалтерских документов, чтобы даже показать, что это ваша подпись, а не третьего лица.

Нужно ли при сшивании документов ставить печать

Этот документ и с одной подписью обладает законной силой, поскольку в требованиях к нему об обязательном оттиске ничего не говорится (ст. 57 ТК РФ). Хоть закон и не требует, госчиновники рекомендуют ставить дополнительную защиту в виде штампа (к примеру, приказы Минэкономразвития РФ № 452 от 11.07.2016 и Минздравсоцразвития РФ № 424н от 14.08.2008). Допускается как общая печать компании, так и кадровая.

Есть еще одна ситуация, когда этот атрибут обязателен, — заверение отзыва официального оппонента печатью отдела кадров при защите диссертации.
Документ обязательно следует заверить в кадровой службе организации, в котором трудится оппонент, в том числе удостоверить его подпись. Если оформить не по официальным правилам, то отзыв могут вернуть на доработку.

Ставится или нет печать на кадровых приказах

Когда у делопроизводителей возникает вопрос по поводу необходимости клише на тех или иных распорядительных актах, следует учесть несколько правил. Если приказы относятся ко внутренней документации (включая распоряжения о принятии на работу, переводах, о предоставлении отпуска, выплате премии, расторжении договора), то на них оттиск необязателен.

У ФНС есть данные об уплаченном налоге, которые она получает из отчетов работодателей. В таких условиях информация, которую предоставляют граждане, носит второстепенный характер, а в некоторых случаях больше не требуется.

Статья 1 ГК РФ.

Ставится ли печать организации на справке 2-НДФЛ — да, при желании, если налоговый агент ее использует. Для оттиска не предусмотрено специального места на бланке.Навигация

1. Форму 2-НДФЛ упразднили с 01.01.2021
2. Использование печати организациями и ИП
3. Как заверяют справки о доходах физлиц
4. Как правильно оформить сведения о доходах физлиц
5. Образец сведений о доходах в 2022 году
6. Как проверить подлинность информации

Форму 2-НДФЛ упразднили с 01.01.2021

Отдельную форму 2-НДФЛ больше не используют. Теперь отчет для налоговой и сведения о доходах физлиц, которые работодатели выдают работникам, разделены на два разных документа:

• приложение к расчету 6-НДФЛ «Справка о доходах и суммах налога физического лица» — сдается раз в год;
• «Справка о доходах и суммах налога физического лица» для работников — предоставляется при увольнении или по заявлению в любое время.

Но для удобства документ все равно продолжают называть 2-НДФЛ.

Но есть важные реквизиты, которые необходимо внести:

• название компании;
• ИНН, ОГРН;
• эмблема, логотип и т. д.;
• название отдела («Кадровая служба», «Бухгалтерия») или предназначение («Для справок», «Для товарных накладных»).

Порядок оформления, применения, место хранения, ФИО ответственных лиц необходимо указать во внутренних нормативных документах компании.

Примерный образец штампа для кадровой службы выглядит так:

Как ввести печать для отдела кадров

Чтобы ввести оттиск для использования в организации, потребуется внести корректировки в устав фирмы (ст. 12 ФЗ № 208, ст. 12 ФЗ № 14). Затем во внутреннем ЛНА, например положении о кадровой службе, установить предназначение штампа. Указывают документы, на которых его ставят, порядок хранения и уничтожения, ответственных сотрудников.
Затем руководитель издает приказ о введении печати отдела кадров, после чего заказывает ее изготовление.

Такое распоряжение необходимо в каждом случае, когда потребуется поменять или уничтожить штамп. Если возникла обратная ситуация и от него решили отказаться, то это придется отметить в уставе.

Это позволяет ускорить работу с документами и снизить бумажный document flow.

Приказы также могут создаваться, согласовываться, подписываться и храниться в электронном виде без бумажных аналогов.

Электронная подпись вместо печати на приказах

В случае использования электронного документооборота электронная подпись руководителя по юридической силе эквивалентна собственноручной подписи и печати на бумажном документе.

Таким образом, проставление печати на электронных приказах не требуется. Электронная подпись выполняет те же функции, что и печать на бумажном носителе.

Однако при необходимости электронный приказ можно распечатать и проставить на нем печать организации.

Порядок проставления печати на сканированных копиях приказов

Если оригинал приказа создан на бумажном носителе, а для удобства хранения и поиска сканируется в электронном виде, печать сохраняется на скан-копии.

При этом в текст сканированной копии приказа вносится отметка “Копия верна” или “Верно”, которая скрепляется печатью и подписью ответственного лица.

Другое дело, когда требуются копии, выписки из этих актов для предоставления госведомствам, коммерческим банкам или иным юрлицам, то эти документы становятся исходящими. В таком случае их обязательно заверять при помощи штампов.Может пригодиться: функции делопроизводителя в организации

Кроме того, ставится ли печать на кадровых приказах организации или нет, зависит от того, какой бланк для приказа используется. Если для распоряжения по личному составу применяют унифицированную форму, то оттиск не требуется.
В этих формах, утвержденных постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, не предусмотрен такой реквизит. А потому и ставить его нет необходимости. Если в компании самостоятельно разработать форму приказа, то здесь два варианта: предусмотреть такой реквизит в форме (тогда придется всегда его проставлять) или не включать его (тогда он необязателен).

Какой штамп ставить — общий или кадровый, зависит от того, какова сфера действия распоряжения. Если оно издается по предприятию в целом и касается всех работников, то требуется основной оттиск.

Как выглядит печать на кадровых приказах

Четких требований оформления штампа для отдела кадров в законе нет.

Затем издают распоряжение об уничтожении, собирают комиссию, которая уничтожит штамп, и оформляют акт.

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ

Приказ Минэкономразвития России от 11.07.2016 N 452

Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 14.08.2008 N 424н

Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ

Статья 57 ТК РФ. Содержание трудового договора

Статья 8 ТК РФ.

Вопрос о целесообразности проставления печати на приказах в 2023 году остается открытым.

Нужно ли ставить печать на разных видах приказов

Рассмотрим особенности проставления печати на различных видах приказов.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности регулируют текущие производственные, организационные, финансовые и прочие вопросы функционирования организации.

Поскольку такие приказы, как правило, не выходят за пределы организации и не предъявляются внешним контрагентам, нет необходимости скреплять их печатью. Подпись руководителя придает приказу по основной деятельности юридическую силу.

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу регулируют вопросы приема, увольнения, перевода, поощрения работников. Такие приказы затрагивают права и обязанности конкретных физических лиц, поэтому к их оформлению предъявляются повышенные требования.

Часто на практике на приказах по личному составу ставится печать организации, чтобы подтвердить подлинность и юридическую значимость таких документов.

Нужна ли печать на кадровых приказах — не всегда. Если используются унифицированные бланки, то в них такого реквизита нет. Если разработаны самостоятельно, то чаще всего оттиск ставят. Нет необходимости ставить его и на внутренних распорядительных актах, а вот для выписок и справок он обязателен.

Навигация

1. Где можно использовать печать для кадровых документов
2. Ставится или нет печать на кадровых приказах
3. Как выглядит печать на кадровых приказах
4. Как ввести печать для отдела кадров
5. Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Где можно использовать печать для кадровых документов

Использование печатей законодательством регулируется мало. В законах для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью предусмотрена не обязанность, а только возможность применять бланки и оттиски с наименованием, эмблемой и другими средствами индивидуализации (п. 7 ст. 2 ФЗ № 208 от 26.12.1995 и п. 5 ст. 2 ФЗ № 14 от 08.02.1998).

Сколько оттисков допустимо использовать в одной компании, в законодательстве не указано. Каждая организация вправе самостоятельно решить этот вопрос.

Приказы – важнейшие распорядительные документы в организации. Но нужно ли ставить на них печать в 2023 году? Узнайте ответы на этот и другие актуальные вопросы в нашей статье!

Требования законодательства к оформлению приказов в 2023 году

Правила оформления приказов менялись на протяжении истории. Если в советское время на приказах обязательно ставилась печать, то в последние годы законодательство не регламентирует этот вопрос однозначно.

Основным нормативным актом, устанавливающим требования к оформлению организационно-распорядительных документов, в том числе приказов, в настоящее время является ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”.

Анализируя положения данного ГОСТа, можно сделать вывод, что наличие или отсутствие печати на приказе напрямую не регламентируется. ГОСТ Р 7.0.97-2016 не содержит прямого указания на необходимость проставления печати на приказах.

Таким образом, действующее законодательство не устанавливает требование о том, что на приказе обязательно должна стоять печать организации.

Однако и в том, и в другом случае решение оставлено на усмотрение организации.

Печать на приказах: за и против

Рассмотрим основные аргументы в пользу и против проставления печати на приказах.

Аргументы “за”

• Печать придает приказу большую юридическую значимость и “весомость”
• Позволяет избежать подделок и фальсификаций
• Нужна для предъявления приказов внешним контрагентам

Аргументы “против”

• Увеличивает трудозатраты на оформление приказов
• Замедляет документооборот из-за необходимости ставить печать
• Печать со временем теряет четкость оттиска

Таким образом, у каждой позиции есть свои достоинства и недостатки. Решение о целесообразности проставления печати на приказах должно приниматься руководством организации с учетом специфики ее деятельности.

Особенности проставления печати на электронных приказах

Современные технологии позволяют перевести документооборот организации в электронный вид. Рассмотрим особенности использования печати на электронных приказах.

Электронный документооборот и приказы

Все больше компаний внедряют системы электронного документооборота.

Мы разберем, нужна ли печать на справке 2-НДФЛ в новом формате, и рассмотрим другие особенности ее составления.Подробнее о 2-НДФЛ: «Справка 2-НДФЛ: бланк, коды и порядок выдачи работникам»

Использование печати организациями и ИП

Индивидуальные предприниматели по нормам Гражданского кодекса РФ всегда могли заверять официальные документы только личной подписью. С 2016 года такая возможность появилась у некоторых юридических лиц. ООО вправе работать без печати, если пропишут это в уставе организации.

Работа без нее означает, что оттиск на всех официальных документах не проставляется, и от этого они не утрачивают юридической силы. Для таких ООО и ИП ответ на вопрос, должна ли быть печать на 2-НДФЛ, очевиден — нет, документ является полноценным без оттиска, если он заверен личной подписью руководителя.

Но для других юридических лиц оттиск печати на официальных документах не отменили. Если речь идет о бюджетных организациях или государственных структурах, банках или НКО, им требуется заверение документов в полном объеме — с оттиском и подписью руководителя.

Это относится ко всем отчетам и другим документам, выдаваемым на руки физическим лицам.

Если требуется оттиск, его допустимо поставить рядом с указанием должности, фамилии, имени и отчества руководителя.

Вот так выглядит фрагмент заполненного бланка с оттиском:

Образец сведений о доходах в 2022 году

Чаще налоговые агенты выполняют требования инструкции и не используют дополнительных инструментов удостоверения подлинности документа о доходах работника. Вот так выглядит обычный образец заполненной справки с местом, где ставить печать и подпись в 2-НДФЛ для удостоверения ее подлинности.

Как проверить подлинность информации

Подделка информации о доходах широко практикуется для получения кредитов. Службы безопасности банков не принимают сведения без дополнительной проверки.
Бумаги, принесенной клиентом, им недостаточно — они связываются с организацией-работодателем и получают все сведения из первых рук. Реквизиты и способ заверения предоставленного бланка играют второстепенную роль.

Подделывать данные для получения налоговых вычетов, льгот или пособий не имеет смысла — государственные структуры получают информацию не от налогоплательщиков, а из межведомственного взаимодействия.

Если компания крупная, то, помимо основного штампа, часто используют дополнительные, например для кадровых документов, товарных накладных и др.

Есть общепринятые правила, для каких документов нужна печать отдела кадров:

• трудовых книжек сотрудников и вкладышей к ним;
• копий и выписок из документов, связанных с работой сотрудников (распоряжения, отчеты, ЛНА и др.);
• справок с рабочего места;
• трудовых договоров;
• заявления на загранпаспорт.

В трудовой его ставят в разных случаях. В частности, если вносят изменения в ФИО или дату рождения сотрудника (п. 7 Порядка, утв. Приказом № 320н), оформляют дубликат книжки (п. 28 Порядка). Внесенные корректировки заверяет начальник отдела кадров и ставит оттиск (основной или штамп отдела кадров). Аналогичные правила действуют и при выдаче работнику трудовой книжки и внесении записи о расторжении договора (п. 35 и 36 Порядка). Запись заверяется подписью руководителя или другого должностного лица и штампом организации или кадровой службы.

Что касается печати отдела кадров в трудовом договоре, то она необязательна.

Но нужна ли печать на 2-НДФЛ для сотрудника, выданной бюджетной компанией, определяет не только эта обязанность, но и форма самого документа. Если в ней не предусмотрено такое требование, заверение его таким способом доступно по желанию налогового агента или работника.

Как заверяют справки о доходах физлиц

В действующей форме документа о доходах не предусмотрено место для проставления оттиска печати налогового агента.

Это правило едино для всех организаций и ИП. Из него следует, обязательна ли печать на справке 2-НДФЛ, — нет, она не требуется.

Но при желании ее можно поставить, нарушением это не является.

Как правильно оформить сведения о доходах физлиц

По инструкции, после составления бланк с информацией о доходах работника заверяет личной подписью руководитель организации. Бланк не предусматривает специального места, где ставить печать на справке 2-НДФЛ, выдаваемой работнику или входящей в состав расчета.