Закрепление водителей за подразделеними

Он учитывает все этапы этой процедуры, начиная от создания соответствующего приказа руководителем предприятия, включая осмотр машины, письменную фиксацию ее состояния и заканчивая формированием специального акта.

Следует отметить, что в компаниях, в которых грамотно организована процедура закрепления автомобиля за водителями, перед передачей транспортного средство какому-либо работнику, с ним проводится подробный вводный и первичный инструктаж.

Более того, водитель обязан пройти стажировку, и только после этого ему будет доверена отдельная машина.

Какие параметры автомобиля должны быть указаны в документе

Поскольку водитель, за которым закрепляется транспортное средство, в дальнейшем несет за него практически полную ответственность, автомобиль на этапе передачи должен быть в обязательном порядке проверен на предмет технического состояния (во избежание ситуаций, когда на работника предприятия перекладывается вина за не совершенные им нарушения).

Оформить допустимо как на фирменном бланке, так и на чистом листе.

За кем разрешено закреплять автомобиль

Транспорт закрепляют за работником, ответственным за его эксплуатацию (водитель, техник, инженер), или за тем, кто непосредственно пользуется автомобилем (руководитель, менеджер и пр.).

Ответственное лицо допустимо назначить в отношении ТС, которое находится как в собственности организации, так и в аренде. Под ТС понимаются:

• легковые авто;
• грузовые машины;
• спецтехника.

Содержание документа

В документе указывают:

1. Основание его издания — в целях обеспечения надлежащей эксплуатации техники.
2. Ответственных лиц.
3. Список автомобилей с указанием марки, номера, VIN.
4. Пределы ответственности: техническое обслуживание, повседневная эксплуатация, надлежащее оформление документов (техосмотр, страховой полис).

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «___________» _________________ № ____

г.

___________ ________ 2020 г.

Ввиду приобретения организацией нового транспорта

ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется обычно на предприятиях, которые имеют на своем балансе несколько автомобилей – в крупных компаниях со множеством структурных подразделений или специализированных организациях-перевозчиках.
Точно так же один автомобиль можно закрепить сразу за несколькими водителями, но не более чем за четырьмя.

На что ориентироваться при передаче транспортного средства водителю

В организациях, которые практикуют закрепление того или иного автомобиля за водителем обычно существует четкий порядок приема-передачи транспортного средства от одного ответственного лица другому.

Обязать Волкова О.Л. подавать ежемесячный отчет о расходе топлива и путевые листы в срок до 10 числа месяца. 4. При перерасходе обязать Волкова О.Л. обосновать расход топлива сверх лимита.
Для этого водитель должен подать записку на имя руководителя ООО «Быстрее ветра». 5. Если водитель не смог предоставить объяснения, удержать из его зарплаты стоимость ГСМ, израсходованных сверх лимита.
6. Установить следующее: если в текущем месяце водитель израсходовал не весь лимит, остатки перенести на следующий месяц.

Гендиректор (подпись) Раков О.Л.

С приказом ознакомлен:

Волков О.Л.

Приказ о закреплении топливных карт за водителями представляет собой внутренний документ, требуемый для отслеживания траты ГСМ каждым из сотрудников. Если возникнут перерасходы и несоответствия, бухгалтер будет знать, у которого из водителей они возникли.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о закреплении топливных карт за водителями .docСкачать образец приказа о закреплении топливных карт за водителями .doc

Функции приказа

Использование ГСМ, предназначенных для работы, в личных целях – стандартная практика.

Ранее отслеживать это было сложно из-за проблем с определением продолжительности служебных поездок. Однако автоматизация позволила контролировать расход бензина.

Распоряжение о закреплении топливных карт нужно для контроля за оборотом ГСМ.

Ставя подпись на нем, сотрудник обязуется расходовать бензин исключительно в служебных целях. В обратном случае его можно будет привлечь к ответственности.

О каких топливных картах идет речь?

Существует две разновидности карт:

• Основная.
  Создается в одном экземпляре. Хранится в бухгалтерии.

В организациях, где большой автопарк, выполнить эту задачу можно только одним способом: при помощи закрепления машины за каким-то одним сотрудником (или в некоторых случаях – группой лиц, например, водителем, техником и инженером).

При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.

Закрепление происходит при помощи приказа, который может составляться как в отношении легкового автотранспорта, так и грузовых машин и спецтехники.

Если в процессе эксплуатации автомобиль получит какие-то повреждения или окажется неисправным, материальный ущерб может быть взыскан с ответственного сотрудника, за которым он закреплен.

На кого возложить обязанность по составлению приказа

Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым).

Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это документ, определяющий лиц, ответственных за эксплуатацию служебного транспорта.

Нормативное регулирование

Письмо МНС №04-2-06/419@ от 02.06.2004 «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»

Скачать образец приказа о закреплении автомобиля за водителем (бланк)

Скачать образец приказа о закреплении автотранспорта за водителями (для нескольких сотрудников)

Скачать образец приказа о закреплении техники за водителем (для спецтехники)

Скачать образец приказа о закреплении автомобиля за директором (для корпоративного авто)

Скачать образец о внесении изменений в приказ

Кто и зачем составляет приказ

Любое транспортное средство — это объект повышенной опасности.

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

456789, Россия, субъект РФ, просп. Замечательный, д.1

тел./факс (812) 545-2121; 493-0787

ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001

ПРИКАЗ

14.01.2021 Субъект РФ

О закреплении транспортного средства за водителями

В целях обеспечения безопасности дорожного движения, соблюдения охраны труда, техники безопасности, контроля за работой автотранспорта ООО «Ppt.ru»

Приказываю:

1. Закрепить грузовой автомобиль ГАЗ-2601, регистрационный номерной знак А 416 АИ 706 за водителями 2-го класса Сидоровым А.Г., Ивановым А.И., Карповым И.П.;

Техническое состояние автомобиля, составленное начальником гаража Зубаревым И.Д.
и механиком Андреев И.Ю., находится в следующем состоянии:

1. Пробег с начала эксплуатации 227 018 км.
2. Двигатель №154571206, 120 л.с. в отличном рабочем состоянии (после замены).
3. Коробка передач в хорошем рабочем состоянии.
4. Ведущие мосты в удовлетворительном рабочем состоянии.
5. Авторезина в удовлетворительном состоянии: процент износа 25 %.

Водителям Сидорову А.Г., Иванову А.И., Карпову И.П.

Также в акте должен расписаться и сам водитель, за которым закрепляется транспортное средство.

А вот что касается печати, то тут все проще: ставить ее требуется только тогда, когда условие о ее использовании включено в нормативно-правовые бумаги предприятия.

Образец акта закрепления транспортного средства за водителем

Если вам поручено составить акт о закреплении транспортного средства за водителем, а вы ранее такой документ никогда не делали, посмотрите его образец, представленный ниже и прочитайте разъяснения к нему. Учитывая их, вы без особых трудностей сформируете требуемый бланк.

1. Структура документа вполне стандартна: в начале пишется название организации, затем наименование акта, его номер, место, дата оформления.
2. После этого идет основной блок.

   Первым делом дайте здесь сведения о тех лицах, при содействии которых происходил процесс передачи автомобиля (укажите их должности и ФИО), также внесите в акт подробные идентификационные характеристики машины (марку, год выпуска, гос.

Работодателю же, напротив, дает гарантии того, что со дня закрепления автомобиля за водителем ответственность за его состояние лежит на определенном сотруднике.

Правила составления и оформления акта

Акт закрепления транспортного средства за водителем может формироваться в свободном виде – единого его стандарта нет. Правда в некоторых организациях используется свой шаблон документа, указание о применении которого есть в их учетной политике.

Акт может писаться от руки или печататься на компьютере, для него допустимо брать обыкновенный листок бумаги или лист, оформленный в фирменном стиле.

Акт пишется в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно делать его заверенные надлежащим образом копии.

Кто должен подписать акт

Акт должны подписать лица, в присутствии которых производилась передача автомобиля водителю.

Своими автографами эти лица свидетельствуют о том, что вся внесенная в бланк информация соответствует действительности.

Закрепить корпоративный ____________ (название, марка, год выпуска, номер, VIN) за генеральным директором _________________ (Ф. И. О.).

2. Возложить на генерального директора ответственность за эксплуатацию транспорта.

Генеральный директор ООО «____________» ______________ (Ф. И.

То есть распоряжение о ее закреплении можно издавать сразу.

Форма приказа законодательно не задана, поэтому можно составлять документ в удобном для себя виде. В распоряжении можно упомянуть эти моменты:

• Потребность в обосновании трат ГСМ сверх лимита.
• Удержания из ЗП, если водитель не смог предоставить объяснений.
• Распоряжение неиспользованным ГСМ.

При необходимости можно добавить дополнительные положения.

Перечень их зависит от специфики деятельности фирмы.

Образец

ООО «Быстрее ветра»

12.03.2020 год

г. Москва

Приказ №55

О закреплении топливной карты за водителем

На основании пункта 9 локального акта о ТК, действующего в ООО «Быстрее ветра» с 1.02.2019 года, и служебной записки руководителя транспортного подразделения Мишина Л.Д.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.

Предоставить Волкову О.Л., водителю автомобиля №АБ676О, карту с лимитом 100 л бензина в месяц на срок от 15.03.2020 по 15.04.2020 года. 2. Утвердить, что Волков О.Л. может пользоваться ТК только при выполнении должностных функций и исключительно для заправки авто №АБ676О.

3.

R 15), комплект инструментов для ремонта (приложение №1), аптечка (приложение № 2).

1. Содержание и эксплуатацию вверенной техники осуществлять в соответствии с ее назначением и установленными нормативами.
2. Нести персональную ответственность за сохранность автотранспорта, комплектность, техническое состояние, использование по назначению, регулярное проведение технических ремонтов и технического осмотра.
3. В работе руководствоваться инструкцией по охране труда с соблюдением всех мер техники безопасности.
4. Контроль за настоящим приказом возложить на начальника гаража Зубарева И.Д.

Директор Петров /Петров П.П./

Ознакомлен:

Начальник гаража Зубарев Зубарев И.Д.

Механик Андреев Андреев И.Ю.

Ознакомлен, автомобиль принял, с техсостоянием и укомплектованностью согласен:

Водитель Сидоров А.Г. Сидоров А.Г.

• Иванов А.И. Иванов А.И.
• Карпов И.П.

При его эксплуатации необходимо соблюдать специальные требования к техническому обслуживанию, укомплектованию необходимыми средствами (аптечка, огнетушитель), необходимо следить за его исправностью, правильностью составления документов (путевые листы, страховой полис и пр.).

Для выполнения требований к содержанию и эксплуатации транспорта целесообразно назначить лицо, ответственное за один или несколько автомобилей. Закрепление транспорта за сотрудниками производят на основании письменного распоряжения. На одно авто допускается назначить до четырех человек, а за одним работником — до трех транспортных средств.

Распоряжение составляет любой сотрудник, знающий процесс делопроизводства: секретарь, юрист, бухгалтер. Подписывает руководитель или иное лицо, если его полномочия позволяют издавать распорядительные акты.

Закрепление транспортного средства за водителем происходит при составлении целого пакета сопроводительной документации. В числе прочих бумаг свое место занимает соответствующий акт.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта закрепления транспортного средства за водителем .docСкачать образец акта закрепления транспортного средства за водителем .doc

Зачем закреплять автомобиль за кем-либо из водителей

Закрепляя транспортное средства за водителем, руководство предприятия преследует вполне определенную цель: оно возлагает ответственность за состояние и сохранность автомобиля на конкретного сотрудника.

То есть в случае каких-либо поломок, повреждений, неисправностей именно этот ответственный работник будет обязан заняться их устранением или же компенсировать причиненный ущерб (например, актуально, если водитель по своей вине совершил ДТП на закрепленной за ним машине).

Сколько автомобилей можно закреплять за водителем

Количество транспортных средств, которые можно закреплять за одним водителем ограничивается законом – их должно быть не более трех.

Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.

Независимо от того, кто выполнит эту обязанность, после окончательного составления приказа, его необходимо передать для удостоверения директору – без его автографа документ не станет действительным.

Как объяснить создание документа

Приказ всегда держится на двух китах – обосновании и основании. Они должны быть прописаны в каждом подобном распоряжении.

В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).

Особенности оформления бланка

Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.

Для начала – общая информация, которая касается всех приказов.

• наименование предприятия;
• название и номер документа – с коротким обозначением сути;
• место (населенный пункт) и дату его составления;
• обоснование для создания распоряжения (тут можно сослаться на необходимость обеспечения надлежащей эксплуатации автомобиля);

Далее пишется основная часть, в которой указывается:

• марка (модель) и государственный номер транспортного средства;
• должность и ФИО сотрудника, за которым оно закрепляется;
• человек, на которого в случае отсутствия на рабочем месте коллеги, ответственного за автомобиль, перейдет эта функция;
• лицо, отвечающее за исполнение приказа;
• все приложения к документу (среди них обязательно должен быть акт осмотра технического состояния автомобиля).

При необходимости текст можно дополнить и другой информацией – исходя из обстоятельств.

Сколько времени и как хранить приказ

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы.