Образец акт приема передачи кадровой документации

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту.

Акт приема передачи кадровой документации образец

Должностные ¦2005 – 2009¦ 51 ¦Должностная инструкция ¦¦ ¦инструкции ¦ ¦ ¦продавца-кассира находится ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦в ветхом состоянии, отсутствует ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦последний лист; отсутствует ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦должностная инструкция помощника ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦администратора магазина ¦+—+————+———–+———-+———————————+¦ 4 ¦Личные ¦2005 – 2009¦ 168 ¦Отсутствуют личные карточки ¦¦ ¦карточки ¦ ¦ ¦Ибралова О.Д., Петровой М.Н., ¦¦ ¦работников ¦ ¦ ¦не заполнены личные карточки ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦Шикаровой О.Л., Якушевой Н.Н. ¦+—+————+———–+———-+———————————+¦…¦… ¦ … ¦ … ¦… ¦L—+————+———–+———-+———————————-Сдала ПринялаБухгалтер Специалист по кадрамСидорова С.С. Сидорова Петрова П.П. Петрова29.05.2009 29.05.2009Члены комиссии:Главный бухгалтер Игнатова А.П.
ИгнатоваЮрисконсульт Сомов С.О. СомовСекретарь Филина О.С.

Образец акта приема передачи кадровой документации

В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов

Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника. Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:

• организация комиссии (необязательно, но крайне желательно — члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
• сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.

После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов.

Количество: 72. Количество страниц: 94».

1. После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
2. Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.

ВАЖНО: в связи с тем, что ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается отдельным приказом (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), передачу трудовых книжек, включая ранее не востребованные уволенными сотрудниками и чистые бланки, рекомендуется осуществлять отдельным актом приема-передачи.

***

Таким образом, практикой кадрового делопроизводства определено стандартное содержание акта приема-передачи кадровой документации, которое каждый работодатель может откорректировать в угоду сложившимся правилам делопроизводства на конкретном предприятии.

***

Больше материалов по теме в рубрике “Кадровые документы”.

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством.

Образец акта передачи кадровых документов представляет собой шаблонную документацию, содержащую следующую информацию:

1. Данные компании, где происходит передача кадровых бумаг.
2. Дата, время и место совершения инвентаризации кадровых документов.
3. Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
4. Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
5. Данные о прочих присутствующих при передаче дел лицах (как правило, это сдающий и принимающий документы сотрудники в том случае, если они не включены в состав комиссии).
6. Информация о том, кто передает и кто принимает документы, по состоянию на какую дату.
7. Перечень передаваемой документации традиционно расписывается в таблице, содержащей такие графы:
   • номер подпункта;
   • наименования документов и дел;
   • периоды или годы ведения документов/дел;
   • количество документов;
   • общее количество страниц;
   • примечание.

К примеру, строка таблицы может быть заполнена так:

«Передаются: 1. Приказы по личному составу. За период: 2013–2018 годы.

Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание

Единой формы акта передачи кадровой документации законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие вправе самостоятельно разработать этот документ, руководствуясь собственной системой документооборота и удобством в использовании указанного акта.

Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении.

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием.
Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта приема-передачи документов .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи документов .doc

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме.

Общество с ограниченной ответственностью “Луч” (ООО “Луч”)

Акт приема-передачи кадровой документации N 4

Москва 29.05.2009 Утверждаю Директор ООО “Луч” Иванов —— И.И. Иванов 29.05.2009

Бухгалтером Сидоровой С.С. передается, а специалистом по кадрам Петровой П.П.
принимается следующая кадровая документация:

—-T————T———–T———-T———————————¬¦ N ¦Наименование¦ Период ¦Количество¦ Сведения об отсутствии ¦¦п/п¦ документов ¦ времени ¦документов¦ (повреждении) документов и дел ¦¦ ¦ и дел ¦ (годы) ¦ и дел ¦ ¦+—+————+———–+———-+———————————+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+—+————+———–+———-+———————————+¦ 1 ¦Приказы ¦2005 – 2009¦ 12 ¦В деле N 1-07 отсутствуют приказы¦¦ ¦по личному ¦ ¦ ¦N N 11-ок, 24-ок, 73-ок ¦¦ ¦составу ¦ ¦ ¦ ¦+—+————+———–+———-+———————————+¦ 2 ¦Личные дела ¦2005 – 2009¦ 172 ¦Утрачено личное дело ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦Шишкиной О.С.