Бесплатная юридическая консультация
Попали в сложную ситуацию, где требуется квалифицированная помощь юриста? Обратитесь к нашим экспертам, это абсолютно бесплатно и конфиденциально
Москва и область
Санкт-Петербург
Главная - Статьи - Пример подготовки приказов в архив

Пример подготовки приказов в архив


пример подготовки приказов в архив

Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива.

График приема-передачи дел В соответствии с существующими требованиями передача дел в архив должна происходить по графику. Этот график составляется в произвольной форме, из которого можно понять, какое структурное подразделение (можно даже указать конкретного исполнителя) и когда будет осуществлять передачу документов в архив.

Срок приема-передачи лучше указывать не 15.10.2014, а в более широком варианте – октябрь. Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра.

График составляет ответственный за архив, согласовывает его с начальниками отделов, которым предстоит передача документов. Затем график утверждает руководитель организации. Или допустимо его утверждение руководителем службы делопроизводства, в состав которой обычно входит архив.

Порядок передачи дел в архив В результате проведенной экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в установленной формы сдаточную опись (ее образец непременно будет далее).

Звучит заумно. Но если все формулировать упрощенно, то это обозначает следующее.


Однако если организация не имеет архива в своей структуре, руководитель вправе самостоятельно определить ответственных за хранение документов лиц посредством издания приказа.

Так, ответственность за архивные документы организации может быть распределена следующим образом:

  1. ответственными за архив бухгалтерских документов будут являться руководители бухгалтерских подразделений или отдельно назначенный работник бухгалтерии;
  2. ответственность за кадровый архив будут нести работники отдела кадров;
  3. ответственность за организационно-распорядительную документацию, переписку и другие документы — часть общего делопроизводства организации — будут нести руководитель и специалисты отделов документационного обеспечения и им подобных.

Ответственность этих лиц также может быть закреплена в должностных инструкциях.

Пример подготовки приказов в архив

Q%r���4M��N�iܢ5��a�U�-�b����Q���wsA�o�<2�3��8��]ޡE7a:�����;��T�c*�9�6��̭�I]��C����y���j��� ?ڸ��~��7v�1�9�Vize��4�_�����.�|h�c�V����=����0kd����}��~7;�5׽ҵ�͒�f�f7�w��M�&7{:}6�6��%M�9i��g�4��j%�”�)�9i&��՛”���8LT� �Yhj����� �%��X,�q�v� ���.W� �8�~�i�Y’�:s΍N�I�{���٭�����ܽ��f�����M�8�ى)”��( u5+ ���cF���#���(A�+M/���э�i���,� �mF�)�?��ٓ��{ፓ�I��f��^߻��\|kE��N�?���l�ڡJg��iA.Z���͹M�Ӝloےڅ�zV”H�ȶ4‰��X��#��V(���a]ö3mE����(�W���X��X���x1(MM�”��FV�7�‚X�� �HÝ&�����’�h�� ���f���������RS; ��)�p^��V���R���� ��Pt?:�D�2�{��S#{j_����@�”eCQ�*�F�lS_�[��W�wl��wu���’��0;�Ү� ��m��O�v���؆<��'{���m���v���Y��A�__�Ef �,�^������|=�����}=�_^�8��Ӣ��)�$�8&p.��4�,p&z�y���54`��cV�tg�’XTU���ǜ�*�&N�c��K�}�<�5ko�~��@�PgE�TaY�,4�#gŢ� Z�1�)0Y �&~i2�:�R����j�Ǚ�,h��px^T���V�6P�_<_dc��Yfv�7ћ��[_�X�Y��ߖ�-3�;?��9�)/�y���^O��C�?7 �(�0� 5�*�i2��9�ND��K�h���)S)lߚ��u�z�D�”���X��K �@�Z���,����㑝��e��{S��Nӭ�dC�0e�A�-3X�Ҡ L�m��٧�$N�ա���*�/d���u�A3Ҥ�”1F����h��}����/A�%��^�z7�3�����~]{�Yx�O:pǝ�r�ߟ�~DG]k`�����nb���_��c?��zu7zg�K=�?g]|�i�d웧��V�w`��6���L2�R#��6���f�i�A�� ����`�}�@����H���m���w��CD����_ )���8o�MQ�I��q:f�F���2 c�댭�Ͱh�����%�ij����hk�_$j�ٻ���ס�K��}K’�W.

Пример подготовки приказов в архиве

B7[a�����\:�3��;L��� �B��i,����9�?����q�g�E�;A”��~�fp��f|�ˊ��}̵`5(@�d��x�O�-�����,Pz�;s ���Ryf�d���A<���;3,�;4�}�������.�_G�w��D�WD�����1�ױ���I��a3^9�n����Q���=�K���Z�����k���Q��]���%�����3_��lt��0!��`Dض?l�C��E���{“l?�Yv�7���}�Xq����a��������M.#�����j�r��l��w�nZ���;���|/ �7~��߃��q��۔����9��9�}Σ�$�I1�N]���”�) hL�~���K�’�s�u΀2�sL��W� z[��ٌ4+2Z�#ex��F����?�֙����Z��uW�)�i_����B�����wp@_�ԆbŚ�9@�`�j_�f,ئ�6���‰Ԋ�H��^�34��J;A=�3�O’��{k1�����Vp��6���n�a��w��(O��g�k`G.�P�g)�сZ9���t��oC�y_?y�+��usF�STi�-������.�Ǖ�x�`[��n�.➨ނ����?���Jc<��W(��x7�1gV�{��xO�~?����3�&���N�}����ŝ�z�”~���*�~�ܷ��5��u�Z]� �*�xvN�k�oh��{%��]��������w�Ə����0f/���!}%�h����x��i��3������EN���[�OP��’�:amD������Q�)<���B�mh�b�5�G���h��c4�r��k�h�����c%X���372���s��b��R���ɹ�+� �1ur�{�r�C1^�D�߬�P���b���ϘM���~��xn��1��Q+��cu��O?Ly�T�/��}�QC�?��s�9�y%���2���(�2����hF�� �”�k�Wź�C��&��C��[5^s*���y���̌�IO�’h�z�V3��[��_�ɑV����M��”��~MX�;l4����u;.��h����5H�D� �’�JS��������H�.��”�#�o�w��\d-�Ti���i�E�U`��@����g�޺�`Ot.΢��{no�s���ڿK�/]P���/�Q��V7#�[-j+�.����~����`���+��^ϐy��<�?�](�����N��*ו��!�G�PwܿZ�eZ���nQ��1�n%�տ_{��MF$���I�{��*I��Į��$wI�K�[Ԟ��{F�WR*����������K��������Q�%��3�TJ.&�.
В случае необходимости специалист архива раздает направо и налево ценные указания по устранению, улучшению и т.д.

После сдачи документов в архив проводится их научно-техническая обработка (в том числе они прошиваются в твердую обложку). При этом дела, как правило, переформировываются и оформляются в соответствии с нормативными требованиями (ведь в текущем делопроизводстве могут иметь место некие отступления от правил).
Хоть данные требования понять не так уж и сложно, но, тем не менее, все попытки оформления дел специалистами отделов обычно бесполезны. Так как обработчик потом все переделывает. Во всяком случае, ему проще сделать все правильно заново, чем пытаться исправить уже сделанное.

Поэтому в структурных подразделениях на стадии подготовки дел к передаче в архив самое главное – проверить полноту отражения информации на обложке дел.
Саму обложку не требуется переделывать, особенно если ее изначально при заведении дела оформили в установленном порядке. Просто посмотрите, чтобы все необходимые сведения были отражены на обложках дел (если нет, то дописать хоть ручкой).

Y����O�����t-&�ǧ7y�rzH��� �͡’vϏI�3O�������޷��r7�y�.��i���J� ��|��]Rf�� ���̯d�H�3����Hymr�w��Z�/� �]��{�5�R� wwv���”M�#�N��O|x[A�UU{�������v�::�̝��7������ה�c��wǿt{“��%n��n���#WM� �}”�8�yq�Y�:�T $y8J�3k��Ѷ�mu���ײiv^�����?I ��$rͼ4�]#B��ΖT4�^�LF���.Ƶ�O�_j��)�� I��|���\’�xf�[��A~w�#��W��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi��Fi�m ����)�����R�j#�A\$3+;�����”���GG�u���*d� ���ԑ9SS�$ J�H-�������oʦ_l���� �/’�_hc$[�K�H���T��<��H*�C�@*m@�p*m$sٯ�����X�K�) �Ri�d�Si��]���X*m@�4�1z�Ӱ@�� �(d5�D��2@������ !�i’�{�D%j�H� Y���h?B�E.
Образец акта приема-передачи документов в архив, порядок действий

Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с первичной документацией. Любая хозяйственная операция подтверждается документально.
Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета. Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно? Эта статья поможет разложить все по полочкам и упорядочить действия сдающей стороны.

Необходимость сдачи документов на хранение

За рабочий год на предприятиях накапливается огромное количество различных документов, по которым завершилось делопроизводство.

Передача дел в архив организации

Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Какие категории документов передают в архив Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного 10 лет хранения.

В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу.

Дела < 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе).
Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

За какие годы дела подлежат передаче в архив Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Можно оформить передачу дел в архив и через год. Но сильно рано не рационально, потому что «свежие» документы могут понабиться в текущем делопроизводстве.

Сведения о выплатах, начислениях по договору ГПХ, о сумме страховых взносов, работодатель обязан представлять в Пенсионный фонд, то есть впоследствии договор ГПХ может служить основанием для начисления трудовой пенсии. Поэтому хранятся договоры ГПХ так же как трудовые договоры 75 лет (с 2003 г.
– 50 лет) согласно ст. 657

Перечня 2010 г.

Здравствуйте! Подскажите, как поступить в данной ситуации, и какой приказ составить. Работаю я секретарем, скоро сдавать архив для постоянного хранения.

Начальник архива сказала мне, что я собираю с сотрудников документацию готовую и сдаю ей. Только вот сотрудники хотят, чтобы я сама все за них подшивала и сдавала (Естественно это не оплачивается), как быть в данной ситуации?

Здравствуйте! Если в вашей должностной инструкции не указано, что вы обязаны проводить упорядочение (научно-техническую) обработку дел постоянного хранения, то вы не должны этого делать.

По номенклатуре дел необходимо наметить дела постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу) и внести в график сведения о сроках и участниках передачи документов в архив (заранее на предстоящий год).

Уже во время подготовки дел к передаче в архив не забудьте поинтересоваться у исполнителей о наличии в отделе других дел данных категорий. Так как они могли завести дополнительные дела в течение года и даже не проинформировать службу делопроизводства об этом (поэтому их и нет в номенклатуре).
Такие дела тоже надо включать в сдаточную опись.

Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку о причинах.

И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. И не только дел, готовящихся к передаче в архив, а смотрят так же как ведутся дела на стадии текущего делопроизводства. Если дел образовывается много, то знакомятся выборочно, чтобы составить представление о состоянии делопроизводства в отделе.

В Основных Правилах работы архивов организаций проектная документация по капитальному строительству — 25 лет, в ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ — 20 лет.

Здравствуйте! Ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в организациях. Для проектной документации по капитальному строительству этот срок 25 лет.

Речь идет о документах, уже отнесенных к постоянному хранению, включенных в описи дел постоянного хранения и утвержденных ЭПК. 25 лет эти документы хранятся в организации, после чего передаются на постоянное хранение в государственный архив. В «Основных правилах работы архивов организаций» (2000), вышедших в свет до принятия Закона, этот срок был 20 лет.

Однако сейчас уже действуют «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в которых не указаны сроки временного хранения документов АФ РФ в организациях. Обращаю Ваше внимание на то, что не вся проектная документация имеет постоянный срок хранения.

В организации должна действовать инструкция по делопроизводству, в которой прописывается, какое структурное подразделение отвечает за оформление документов постоянного и долговременного срока хранения, либо каждое структурное подразделение сдает документы в подготовленном (оформленном) виде. Если такой инструкции нет, надо издать приказ о передаче документов в архив организации.

В приказе должно быть отражено, в каком виде передаются документы, в какие сроки.

Здравствуйте!

Извините, что задаю вопрос не по теме. Скажите пожалуйста, что необходимо для того, чтобы мою организацию (ГКУ Управление соцзащиты района) включили в список организаций источников -комплектования.

И еще вопрос — в 2012 году у нас произошла реорганизация, документы никуда не передавались. Можно ли сейчас передать эти документы, не являясь при том организацией- источником комплектования?

Если это можно сделать, что для это нужно?

Спасибо.

Здравствуйте! Решение о включении организации в список источников комплектования принимает уполномоченный орган в сфере архивного дела каждого региона (комитет, агентство, управление…).

Wd�w�/��?�8wa׶���������&s�;�����c�Ɵ����b��C���� ��&]l���s��iT”}��ƭ��s���\��x����J�QT��zw�����Ġ����H=�:6���Xy}���54���t�7F����]�dC�]Y�Z[��:�qO �=8�#�?6֬1�?�1�q�zW�]8��n�qoUz�׶���sJ�:=��W����D=�xg��uj�il0V ��;��Q��9�g�ա�Aw��N|D7�[����Z��~������]�{�����W��b6l��x�|����=��m���ᥫ�g�gJ8�{��T”1S~�j��C��2��φ+tgP�Tp����������d���8�o�Vq8�N�’c��;�ȋo���� XX�~�����B��.�@C=@}��y�U[��@�A�����j�Û�7i�;,T �*D���ݤ�;�����p8���p8���p8���p8���p8���p8���p8��yj�4^%�0�2� )L , �W�#K���.���� �/8��K?���T�i�pdj]~G������.�YA9���2��]�:��Q8 ���CJ�0&�w�9�3�g9�1e�L�q�ϰ�d������E(���wKO�5�Jz�� ��k�4���s��r;;���������:3�D9�r���vH��]ЃR���vև8֐Dzۍc;��$L:e�cjs���PՉ�C�������X؄���q6��X��r4%��M2}i*�uO�6�)a�9����c�DG’��˱����7Y �`�t�S�J�-�%,��9t���/xS����V��Ѳq�’:R�E��I�]�_�=’Iw��2:a��V�*��M�ٲ�/f�\�f�Hf|�X #f���T�z̈́mN�Ἑ����X�”�Z�$IZ���Ch�]=$Jo}�d$��O��x.i%’1w�5�#��T��4:�)���-�l�$��d=�I�SqR��)sOܞ$V����6x��V��n���8�-�����I�e���߉��MHc����[�!�V����&�Óh/E0�v��}`i dL��������’O�������o��_��u�e<6&��fv�o[[M� endstream endobj 119 0 obj < endobj 120 0 obj <stream h��{ xTE��u’�IX:4D ��&��4;!!�( YK�uPQ��W6P6jGA����2��.�(�”�#�ۨH�����v:�%:3��?ϟ��ܪ[˩S�N�Z.
E){�%e0RW?L�.�w�Ո��M+y�X���/���W����Ě50���U�ks�w�_*���F��AB� �{OqI[�V�h�45!�7�r”�Ǫ���”�Kl’���b���]`�&�X �K-y��l��\p�֬p2��� *sŰ:V�$���3[Cg��%{o(���T�.{�t���9 BC����^ʷ]�2E%�WL���;��9�ꒄ��ų5b��H��qvuO5&�S4���Tl�F�*Sl�X$h^��bB��׼���E|9�G������r�E� �4���*^����ض�����Ko\�᪲F���”����}��� u’�r�f�l �S�;�,�G�m��LV#�&�[0v������,�c L��!�P� e:s��)���]�a�W0��\���t�;�{�g�C�kW���� ��$9%D.5ȶR뇳Tl��Q���)C̀a^,�e8��0K�U��’�TGm:�xɂЀ��QJp��WںY^�S�<����)AF*�D���Q���}1r�6Ɛ�nB6�_^�L��}ۡZ�,� b�����2�qx�z�WXC!<��8Vk�yݱ�s��bU�˗�!��2�q�Ƽ_R�S�~΃�i�K��K䋘�����!���o�t|��]]/)N��f ��7��1���m\�4� b�D��V?�H_���(�&����a˜�� ��񗿰c{yTi��a�bu�b9����%��u�P�����eǝ��?I�T��-�� 0}�_���FV���$�S���{i��3^d�f� z�Pƿ|r1��3 :,:{t�E�@/�XE�M� ���/�KY�G�3��ʓW�M�H�s?���-�%7%��q�;P���ጎY�/@`����f������t�?��B��Hz�����~�GGw��xtt�p�݀��]~j{��s�%^�~9&DQM]�g*���:�`n���4�$j���+�Yv���}���Fh�h�nqGܣJ���W�S’�����8�/��k��z�gn�#q9�xg��Aձ���)27�6�y�ul��Z$S�Ƚ�[w�~C�Xޟa�� �[R�(�0s����B�|}�I�Y�P��r�C�Y��#�cVs3��_��U�XfB�’ݣ���t6��핎�=��tʃ�C^�)�G`y��\�G � m��A,�� �P����~.7�E,����5�1��t�lg�m�{�J&�`6יh����s)f�l �3R�Ә�i�|�����k5dʞ*!�t������{L��7�+V�B���Ҕ���7ؔ���a �k�ɑ�������:�!;Y�ThJ”�,�O�:�:.
W��Nń��h�Y;�_�S*���p��6�\P�T�.O�’z*[�����C�2�\žx%�O�Ln����*�&R���$Q�����6�nI6B9�J�eu4�w7W���I(pz����gV f�֔�}^������̪�dgzFz�F��V�{U�ekn|.��”�o��l2��54w�:r�1���S�’i ��d����4S�*�*�dγ `�˜g�#|P’�NC��ή���NZ#Xkk��˧N��H ���<��V�_�]�A�D.��g�d(��$��f��m&�ΐ���#�r�sr�A���(3C�B�����”~#Ha���� %E]�g+�”�9H�(R�n�I0��E��-4˘!���3�n_eO����|�q�xrr��pG�b�w��5]�ί( 5T��vՂ�u��P^Y~�cve8/h����XߝWt��l�����y��z�vϽk���?w*q��*e�(�۰�l�z�W^!�9ZKL������Dq��%F�’Us��8��d�$G�����MF e*QUgF� ǀ�ysµ�r3����$�Ir%=.v��؃���E������?3y�� ���Е��Vg��V���?�Ay��p�ˆ|nV�U��g*Ջ���M�=sSkEYY`�N�kg�(�’�˜�?bF��Wj��ҷ�g+�=�$��b�D_�ޟ�B��S(A’��T��3<��x���5��9�EZ����xǓ�o��`�Ew��۱d�v’�”�U���86���n;5���r�v?��r�uzac��e�q�-�����XqV��ѥD�!���|b�t�aWw6��j��N��R� �z���b����f�f��_�4�4i�\��Ow�b�=�U\b�l���i�hN�s���˟�Gr�’C!繓Γ�����hm�t������H��<��ϊ+����Z�n��]e�~q��/]y��o’�.�o�9߸���&��|%��Vm����S�/����ɛ�x��Xٔa�7z�ž��?c��{� �2�@͖��rƤs�$���F n]�e��RaAQ�dp�e��,�.Z���”�)���E2�.Rb!�oC�`h�.Ҏ��X�dD���x��]J �Y���n�^������~����~��=z_�-Sme���EB��M��xO�9���݉�O�;~}��N��D��l�7iVoK�j8���BT�Ĝ��&��b��GU�puj�����d仯ͭH�I���$����&���T�9߶�H��Z����2���یo���&W�&q���I�;�N� �:~�)��`�e�P��nI|��9~$�u�Cū��~��E���K”.
На нашем сайте имеются бланк и образец документа, которые можно скачать и использовать в работе.

Поскольку в настоящее время использование фирменных бланков не является обязательным, оформлять приказ на нем также необязательно (если это не закреплено в инструкции по делопроизводству). Документ оформляется на обычном листе формата А4 с внесением в «шапку» сведений об организации: наименование, юридический адрес, ИНН/КПП.

Приказ состоит из следующих элементов:

  1. Название документа (приказ).
  2. Заголовок приказа (О назначении ответственного за архив).
  3. Преамбула — цель издания приказа (например, «с целью обеспечения учета и сохранности архивных документов организации»).
  4. Слово «приказываю».
  5. Текст приказа. В нем должны быть указаны ФИО, должность работника, назначаемого ответственным, а также, при необходимости, документ, которым он должен руководствоваться при работе с архивом.

В данном случае, допускается упрощенное оформление дел, которые хранятся до десяти лет. Такие пачки сшивать необязательно, допустимо хранение в скоросшивателях.

  • Вариант №2.

    Хранение в государственном архиве. Документы группируются в определенном порядке, сшиваются, нумеруются и передаются в гос. архив. Хранение документов в гос. архиве платное, хотя документы, касающиеся работников, гос.

    архив обязан принять безвозмездно.

  • Примерный образец акта приема-передачи документов в архив, вы можете посмотреть здесь:

    Скачать образец акта приема-передачи [32.50 KB]

    Документооборот играет важнейшую роль в жизненном цикле предприятия. Очень часто приходится восстанавливать информацию, хранящуюся в документах прошлых лет.

    Архивное дело способно организовать процесс по сохранности, поиску и предоставлению необходимых бумаг в кратчайшие сроки. А оформление акта даст гарантию передающей стороне, что вся документация находится в надежном месте и ее сохранность обеспечена.